30%-regeling: met deze regels en voorwaarden heb je als werkgever te maken

30%-regeling: met deze regels en voorwaarden heb je als werkgever te maken

In dit artikel:

– Voorwaarden voor de 30%-regeling
– Deskundigheidsvereiste
– 24-maandstermijn en 150-kilometergrens
– Uitzondering bij terugkeer naar Nederland
– Uitzondering gepromoveerden
– Extraterritoriale kosten
– Geen extraterritoriale kosten
– Extra vergoeding
– Contractueel overeengekomen verlaging van loon
– Wisseling van werkgever

Voorwaarden voor de 30%-regeling

Om van de 30%-regeling gebruik te kunnen maken, gelden de volgende voorwaarden:

• De werknemer heeft een dienstbetrekking
• De werknemer heeft een specifieke deskundigheid
• De werknemer heeft een geldige beschikking
• De werknemer woont in de 24 maanden vóór het aangaan van de arbeidsovereenkomst hemelsbreed meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens

Voordat de arbeidsovereenkomst tot stand komt moet je bovenstaande voorwaarden toetsen. Dat blijkt uit een uitspraak van de Hoge Raad.

Vanaf 1 januari 2019 kan je de regeling toekennen voor een maximale periode van vijf jaar. Periodes van eerdere tewerkstelling of verblijf in Nederland kunnen op de looptijd worden gekort.

Deskundigheidsvereiste

Om te beoordelen of een werknemer specifieke deskundigheid bezit, toetsen de werkgever en de Belastingdienst in principe alleen aan het fiscale loon. Dat is het bedrag waarover belasting wordt geheven. De belastingvrije vergoeding van (max.) 30% valt hier dus buiten. Bedraagt dit fiscale loon meer dan € 46.660, dan wordt de werknemer geacht de vereiste specifieke deskundigheid te bezitten. Als de werknemer op jaarbasis € 66.658 salaris verdient, kan de werkgever dus € 19.997 (= 30%) als belastingvrije vergoeding verstrekken en € 46.661 als belast fiscaal loon. Deze cijfers gelden voor 2025.

Je kunt in twee gevallen van de genoemde salarisnorm afwijken:

• Voor een werknemer jonger dan 30 jaar met een mastertitel geldt een salarisnorm van € 35.468 (2025) als fiscaal loon.
• De salarisnorm geldt niet voor werknemers die:
  • in Nederland werken voor wetenschappelijk onderzoek of onderwijs bij een aangewezen onderzoeksinstelling
  • werken als arts in opleiding tot specialist bij een aangewezen opleidingsinstituut

Is een werkgever niet in Nederland gevestigd, maar heeft hij wel werknemers die in Nederland werken en wonen? Dan kan het zijn dat hij in Nederland loonheffingen moet betalen. In die gevallen kan de Belastingdienst ook toetsen of de werknemer voldoet aan een schaarstevereiste. Dat betekent dat de deskundigheid van de werknemer niet of nauwelijks op de Nederlandse arbeidsmarkt te vinden is. Dat is het geval als vrijwel alle werknemers in een specifieke sector voldoen aan de inkomensnorm, bijvoorbeeld profvoetballers.

Dit wordt dan getoetst aan de volgende criteria:

• het opleidingsniveau van de werknemer
• de voor de functie relevante werkervaring. Als een werknemer meer dan 2,5 jaar heeft gewerkt in een vergelijkbare functie, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat hij relevante ervaring heeft voor de functie
• het beloningsniveau is in verhouding tot het beloningsniveau in het land van herkomst van de werknemer. Het uitgangspunt is dat de nettobeloning voor de functie in het land van herkomst niet lager is dan in Nederland. De vergoeding voor de extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst (extraterritoriale kosten) telt hierbij niet mee

24-maandstermijn en 150-kilometergrens

Een werknemer kan alleen kwalificeren als ‘ingekomen werknemer’, als hij meer dan 2/3 van een periode van 24 maanden direct vóór het aangaan van de dienst­betrekking, buiten een straal van 150 kilometer van de Nederlandse grens heeft gewoond.

De 30%-regeling kan je dus niet inzetten voor werknemers uit België en Luxemburg. Ook werknemers uit Noord-Frankrijk, grote delen van Duitsland en uit een klein deel van het Verenigd Koninkrijk komen niet in aanmerking. Dit kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd op de website afstandmeten.nl. Het maakt hier dus niet uit in welke plaats de werknemer gaat werken.

Met betrekking tot de eis van 150 kilometer oordeelde het Europese Hof van Justitie op 24 februari 2015 dat:

• de 150-kilometergrens geen inbreuk vormt op het vrije verkeer van werknemers
• niet in strijd is met het gelijkheidsbeginsel van artikelen 26 IVBPR en 14 EVRM
• tenzij sprake is van een structurele bovenmatigheid

De Hoge Raad oordeelde op 4 maart 2016  dat de vrijstelling voor kostenvergoedingen, zoals voorzien in de 30%-regeling, niet systematisch leidt tot een duidelijke overcompensatie van de werkelijk gemaakte extraterritoriale kosten.

Uitzondering bij terugkeer naar Nederland

Een uitzondering hierop is als de werknemer eerder in Nederland heeft gewerkt en toen in aanmerking kwam voor de 30%-regeling. Hij kan dan gebruikmaken van de 30%-regeling als:

• deze eerdere werkzaamheden niet langer dan 8 jaar ervoor zijn begonnen
• hij op dat moment langer dan 16 van de 24 maanden hemelsbreed meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens woonde

Uitzondering gepromoveerden

Er geldt een uitzondering voor werknemers met de doctorstitel (gepromoveerden) die binnen een jaar na hun promotie in Nederland gaan werken. Je mag voor hen toch de 30%-regeling toepassen, als zij tijdens het promotieonderzoek en tussen de promotie en het tot stand komen van de arbeidsovereenkomst in Nederland woonden, of binnen een straal van 150 kilometer van de Nederlandse grens woonden. De gepromoveerde moet dan wel voor de start van zijn promotieonderzoek op een afstand van minimaal 150 kilometer van de Nederlandse grens hebben gewoond.

In de volgende situaties ziet de Belastingdienst een gepromoveerde ook als een ingekomen werknemer:

• Hij deed promotieonderzoek in Nederland en had daarnaast een dienstbetrekking in Nederland
• Hij kreeg vóór zijn promotie een arbeidsovereenkomst van de werkgever. Het behalen van de doctorstitel was een voorwaarde om hem in dienst te nemen

De 30%-regeling gaat in deze gevallen pas in vanaf het moment dat de werknemer zijn doctorstitel behaalt.

Extraterritoriale kosten

Werknemers die voor hun werk naar Nederland verhuizen krijgen te maken met extraterritoriale kosten. Dit zijn bijvoorbeeld kosten die zij maken voor de verhuizing. De extraterritoriale kosten bestaan onder meer uit:

• de extra kosten voor levensonderhoud door een hoger prijspeil in het werkland dan in het land van herkomst. Denk aan extra uitgaven voor maaltijden, gas, water en licht (cost of living allowance (cola))
• de kosten voor een kennismakingsreis naar het werkland, eventueel met het gezin, om bijvoorbeeld te zoeken naar een woning of een school
• de kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen
• de kosten voor medische keuringen en vaccinaties voor het verblijf in het werkland
• de dubbele huisvestingskosten, omdat de werknemer in het land van herkomst blijft wonen, bijvoorbeeld hotelkosten
• de (eerste) huisvestingskosten. Als de werkgever huisvesting verstrekt, zijn alleen de (eerste) huisvestingskosten die boven 18% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking uitkomen, extraterritoriale kosten. De rest is loon. Als de werknemer zelf huurt, mag je de 18%-rekenmethode ook toepassen om het meerdere vrij te verstrekken. Meestal kun je de huisvestingskosten voor meubilair niet vrij vergoeden of verstrekken
• de kosten voor opslag van het deel van de boedel dat niet meeverhuist naar het werkland
• de reiskosten naar het land van herkomst, bijvoorbeeld voor familiebezoek of gezinshereniging
• de extra kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting als dat duurder is dan het laten invullen van de aangifte door een vergelijkbare belastingadviseur in het land van herkomst. Hierbij geldt een maximum van € 1.000 per werknemer
• de cursuskosten om de taal van het werkland te leren voor de werknemer en voor de gezinsleden die bij hem verblijven
• de extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor telefoneren met het land van herkomst
• de kosten van een aanvraag vrijstelling sociale zekerheid, zoals een A1-verklaring
• schoolgelden voor een internationale school of internationale afdeling van een gewone school. Hiervan is sprake als:
  • de opleiding op de betreffende (afdeling van de) school is gebaseerd op een buitenlands stelsel
  • de school of de afdeling in principe alleen toegankelijk is voor kinderen van uitgezonden werknemers

Let op! Alleen als je aannemelijk maakt dat de totale extraterritoriale kosten méér bedragen dan 30% van het loon inclusief de vergoeding, mag je de werkelijk gemaakte kosten vrij vergoeden. Daarvoor gelden geen normeringen of beperkingen.

Let op! De 30%-regeling geldt ook voor de premies werknemersverzekeringen. Als de werknemer in Nederland verzekerd is voor de werknemersverzekeringen, hoef je over de gerichte vrijstelling volgens de 30%-regeling geen premies werknemersverzekeringen te berekenen.

Geen extraterritoriale kosten

Een aantal kosten kan je niet aanmerken als extraterritoriale kosten. Deze kosten vallen dus niet onder de gerichte vrijstelling. Wel kun je deze kosten mogelijk aanwijzen als eindheffingsbestanddeel en daarmee onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling brengen.

Voorbeelden van kosten die niet kwalificeren als ET-kosten:

• de uitzendtoelagen, bonussen en vergelijkbare vergoedingen (foreign service premium, expat allowance, overseas allowance)
• de vermogensverliezen
• de aan- en verkoopkosten van een woning (reimbursement expenses purchase house, brokers fee)
• de compensatie voor hogere belastingtarieven in het werkland (tax equalization)

Extra vergoeding

Verleen je naast de 30%-vergoeding ook nog een vergoeding of verstrekking voor de werkelijke ET-kosten, dan is dit loon van de werknemer. Als het gebruikelijk is, mag je dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding of verstrekking komt dan ten laste van de vrije ruimte.

Contractueel overeengekomen verlaging van loon

Als hij de 30%-regeling toepast, ruilt de ingekomen werknemer 30% van zijn oorspronkelijke loon uit voor een onbelaste vergoeding. Het oorspronkelijk overeengekomen loon wordt verlaagd onder gelijktijdige toekenning van een onbelaste vergoeding van 30%. Werkgever en werknemer moeten deze arbeidsrechtelijke verlaging van het loon contractueel vastleggen, bijvoorbeeld in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst.

Een aanvraag voor de 30%-regeling moet je indienen bij kantoor Buitenland van de Belastingdienst in Heerlen. Die aanvraag moet binnen vier maanden na de start van de tewerkstelling zijn ingediend om terugwerkende kracht (tot het moment van aanvang van de tewerkstelling) te krijgen.

Wisseling van werkgever

Als een werknemer in het bezit van de 30%-regeling wisselt van werkgever, kan die regeling onder de volgende voorwaarden worden voortgezet:

1. de termijn tussen beide dienstbetrekkingen is niet langer dan drie maanden (keiharde eis)
2. de werknemer voldoet nog altijd aan de voorwaarden voor de 30%-regeling; dat vergt een continue toets.

De werknemer en de nieuwe werkgever moeten een nieuwe 30%-regeling aanvragen om ervoor te zorgen dat die op naam van de nieuwe werkgever komt. Is de periode tussen de twee werkgevers meer dan drie maanden, dan verliest de werknemer de 30%-regeling (HR 29 januari 2016, ECLI:NL:HR:2016:116).

De oude en nieuwe werkgever kunnen zijn aangemerkt als een samenwerkende groep inhoudings­plichtigen (SGI). Dan is het niet noodzakelijk om een nieuwe 30%-beschikking te vragen als de werknemer binnen de SGI van dienstbetrekking wisselt.

Vragen over de 30%-regeling?

Werf je een werknemer in het buitenland of heb je werknemers uit het buitenland in dienst? Grote kans dat je te maken krijgt met de 30%-regeling. Pas de regels voor de 30%-regeling op de juiste manier toe om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Onze specialisten adviseren je op fiscaal gebied, zodat je met het toepassen van de 30%-regeling niet de mist ingaat. Neem vrijblijvend contact met ons op.