Veel organisaties moeten regelmatig een overzicht maken van de arborisico’s en de benodigde verbetermaatregelen: een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Het opstellen en uitvoeren van een RI&E is één van de belangrijkste verplichtingen van de werkgever uit de Arbowet. Die verplichting geldt ook als het gaat om nieuwe, wellicht tijdelijke situaties zoals het coronavirus. Met de RI&E kan het bedrijf gestructureerd de risico’s aanpakken om zo de kans op arbeidsgerelateerde gezondheidsklachten en ongevallen tot een minimum te beperken. Hoe maak je een RI&E en waar moet je op letten?
1. Wat is een RI&E?
Een risicoinventarisatie en -evalutie (RI&E) beschrijft welke risico’s het werk voor de werknemers met zich meebrengt. De RI&E bevat ook een beschrijving van de gevaren en de risicobeperkende maatregelen en de risico’s voor de werknemers. In de RI&E moet een plan van aanpak worden opgenomen, waarin is aangegeven welke maatregelen de werkgever neemt om de risico’s tegen te gaan. In een RI&E moeten alle risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en psychosociale arbeidsbelasting in kaart worden gebracht. Denk hierbij aan machineveiligheid, de omgang met gevaarlijke stoffen, fysieke belasting, geluid en trillingen binnen je bedrijf, werkdruk etcetera. Ook de kwaliteit van het arbobeleid wordt in de RI&E beoordeeld. Daarbij gaat het om arbobeleidszaken als de bedrijfshulpverlening, de arbovoorlichting en -onderricht en het beleid rond ongewenst gedrag.
2. Wanneer en hoe vaak moet je een RI&E opstellen?
De Arbowet geeft niet aan na hoeveel jaar een RI&E opnieuw moet worden uitgevoerd of een update moet ondergaan. Wel is bepaald dat de RI&E moet worden gewijzigd als ervaringen daartoe aanleiding geven, bijvoorbeeld als werkwijzen of werkomstandigheden veranderen. Denk aan de aanschaf van nieuwe machinelijnen, belangrijke verbouwingen of nieuwbouw. Waar het om gaat is dat de RI&E een volledig en kloppend beeld geeft van de arborisico’s in je bedrijf. Afgezien van tussentijdse wijzigingen in het bedrijf is de frequentie van de RI&E in de praktijk doorgaans om de vier á vijf jaar. Sommige arbomanagementsystemen schrijven wel een frequentie voor. Zo is in het VCA-systeem een RI&E-frequentie van 3 jaar voorgeschreven voor organisaties die VCA-gecertificeerd willen zijn.
3. Wie stelt de RI&E op?
Het opstellen van de RI&E kan ieder bedrijf zelf doen. Dit is dan de taak van de preventiemedewerker (artikel 13 lid 7 Arbeidsomstandighedenwet). In kleine bedrijven (minder dan 25 werknemers) neemt de directeur de taken van de preventiemedewerker vaak op zich. Zijn er onvoldoende mogelijkheden binnen het bedrijf om de RI&E door deskundige werknemers op te stellen, dan kan de RI&E worden samengesteld door een arbodienst of andere externe deskundigen. Als de RI&E door externen wordt uitgevoerd, wordt je bedrijf er minder bij betrokken en bestaat de kans dat de RI&E niet gaat leven. Ook kunnen de in de RI&E opgenomen maatregelen te weinig op je bedrijf zijn toegespitst. Bovendien kan het uitbesteden prijzig zijn. Uitbesteden biedt natuurlijk ook voordelen. Een externe partij kijkt met een frisse blik naar de organisatie en heeft veel deskundigheid en ervaring. Daarnaast kost het je zelf minder inspanning.
4. Welk hulpmiddelen kun je gebruiken?
Een RI&E-instrument is een set van vragenlijsten waarmee de arboknelpunten in de organisatie worden opgespoord. Het is belangrijk om een instrument te kiezen dat goed aansluit bij de specifieke kenmerken van het eigen bedrijf. Het verdient verder sterk de voorkeur dat het RI&E-instrument ook goed is afgestemd op de arbocatalogus (als die voor de organisatie van toepassing is). Bij een goede afstemming heeft de werkgever bij het doorlopen van de RI&E-vragen meteen in beeld gebracht in hoeverre de voorschriften uit de arbocatalogus in de eigen organisatie worden nageleefd.
Ga na of er in jouw sector een zogeheten ‘branche-RI&E’ is ontwikkeld. Dit digitale instrument is toegespitst op de arborisico’s in de sector en leidt na invulling van alle RI&E-vragen automatisch tot een plan van aanpak. Als de RI&E wordt uitbesteed aan een arbodienst of ander extern bureau, let dan goed op of hun RI&E-instrument voldoende past bij jouw bedrijf. De branche-RI&E-instrumenten zijn te vinden op rie.nl. Omdat de kwaliteit en het gebruikersgemak van deze instrumenten enorm verschillen, is het zaak om daar vóór gebruik een oordeel over te vellen. Bijvoorbeeld door te vragen naar ervaringen in de eigen sector. Is er geen (geschikt) branche-RI&E-instrument voorhanden, dan is samenwerking met een arbodienst of andere aanbieder een mogelijk alternatief.
5. Hoe ziet een RI&E eruit?
Een RI&E-rapport kan de volgende opbouw hebben:
• een samenvatting met daarin de voornaamste conclusies;
• een beschrijving van de manier waarop het stuk is gemaakt;
• een beoordeling van het arbobeleid van de organisatie;
• een overzicht van de aangetroffen arboknelpunten en benodigde maatregelen per afdeling.
Een opbouw van het RI&E-rapport per afdeling verdient de voorkeur boven de thematische opbouw die ook wel eens wordt toegepast.
Tijdspad
Doorgaans is het aan te bevelen dat de RI&E voor een bedrijf of instelling wordt gemaakt in een overzienbare tijd. Een duidelijk tijdspad maakt het voor alle betrokken namelijk mogelijk om een vinger aan de pols te houden. De organisatie kan bij de tijdsplanning kiezen om de hele RI&E ineens uit te (laten) voeren of om het fasegewijs te (laten) doen.
Risico-evaluatie
Risico’s evalueren betekent het wegen van de aard en de ernst van de risico’s. Het woord ‘evalueren’ betekent hier dus heel iets anders dan in het normale spraakgebruik. Waar het hier om gaat is dat na de risico-inventarisatie de gevonden arboknelpunten worden gerangschikt op grond van de zwaarte van het risico. Vaak worden er punten gegeven om de ernst van de risico’s te bepalen. Op grond daarvan worden de aangetroffen knelpunten in risicoklassen ingedeeld.
De risico-evaluatie is een hulpmiddel om de juiste prioriteiten te stellen. Vaak wordt gebruikgemaakt van de methode van Fine en Kinney, of van een variant daarop, om de aangetroffen arboknelpunten te wegen. Bij deze methode wordt per aangetroffen risico een waarde gegeven aan de waarschijnlijkheid dat zich hierbij een ongeval voordoet of gezondheidsschade optreedt, de mate van blootstelling aan het risico en het mogelijke effect. Door deze waarden met elkaar te vermenigvuldigen is het risico in te delen in een risico-klasse. Zo’n risicoklasse is een belangrijke factor bij het bepalen wanneer een knelpunt volgens het plan van aanpak moet worden aangepakt.
6. Welke rol speelt het plan van aanpak?
Onderdeel van de RI&E is een plan van aanpak (art. 5 lid 2 Arbowet). Daarin is aangegeven welke maatregelen zullen worden genomen in verband met de risico’s. In het plan van aanpak wordt tevens aangegeven binnen welke termijn deze maatregelen worden genomen.
Net als de rest van de RI&E staat ook het plan van aanpak op papier. De wet bevat geen voorschriften over de opzet of vorm van het plan van aanpak. De RI&E en het plan van aanpak moeten na de toetsing worden toegezonden aan de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging. Is die er niet, dan geldt de verplichting niet. In grotere organisaties zijn er doorgaans meerdere RI&E’s en ook meerdere plannen van aanpak. Vaak is er een plan van aanpak per vestiging of grote afdeling en een overkoepelend plan voor de bedrijfsbrede arbothema’s.
7. Moet iedere organisatie zijn RI&E laten toetsen?
Nee, het toetsen van de RI&E hangt af van de grootte van het bedrijf en het soort RI&E-instrument dat gebruikt wordt. Hieronder lees je in welke je geval je de RI&E verplicht moet laten toetsen.
Organisaties met meer dan 25 werknemers
Organisaties met meer dan 25 werknemers moeten hun RI&E-instrument op de gewone manier laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst/arbodeskundige.
Organisaties met ten hoogste 40 uur arbeid per week
Organisaties die voor maximaal 40 uur per week arbeid laten verrichten (alle werknemers bij elkaar opgeteld) moeten een RI&E hebben. Toetsen van dat document is niet verplicht. Deze bedrijven mogen daarnaast ook gebruik maken van de ‘Checklist Gezondheidsrisico’s’. Dit is een verkorte versie van de RI&E.
Organisaties met maximaal 25 werknemers
Bedrijven met maximaal 25 werknemers die gebruikmaken van een door het Steunpunt-RI&E erkend RI&E-instrument, hoeven hun RI&E niet te laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst/arbodeskundige. Om in aanmerking te komen voor de vrijstelling van toetsing, moet je bedrijf wel vallen onder de branche waarvan je het RI&E-instrument gebruikt. Bekijk op rie.nl of de RI&E van jouw branche is erkend en daarmee in aanmerking komt voor toetsingsvrijstelling.
Geen erkenning
Als het RI&E-instrument niet is voorzien van een erkenningsicoontje, dan moet de RI&E op de gewone manier worden getoetst. Dit houdt in dat de arbodienst / deskundige de RI&E toetst.
8. Hoe moet je een RI&E laten toetsen?
Een organisatie is verplicht de RI&E te laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Deze samenwerking moeten werkgever en de deskundige neerleggen in het zogenaamde ‘basiscontract’, dat elke werkgever moet afsluiten met een gecertificeerde deskundige (een arbodienst of bedrijfsarts). Een arbodienst of gecertificeerde deskundige beoordeelt of het rapport volledig en juist is opgesteld en of de RI&E is gebaseerd op de actuele normen en richtlijnen. De toetsing moet onder meer zijn gebaseerd op een rondgang door het bedrijf door deze deskundige.
Je kunt kan zelf kiezen welke gecertificeerde deskundige de RI&E toetst. Zorg ervoor dat de externe deskundige, die bij het toetsen van de RI&E wordt betrokken, een achtergrond heeft die past bij de problematiek van het bedrijf. Zijn er veel problemen op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting, dan ligt inschakeling van een arbeids- en organisatiedeskundige voor de hand. Een arbeidshygiënist is de aangewezen persoon bij veel gezondheidsproblemen en uiteraard is een veiligheidsdeskundige de juiste keuze als het gaat om veiligheidskwesties.
9. Wat gebeurt er als je geen RI&E hebt?
Als de Inspectie SZW een organisatie bezoekt voor een inspectie of onderzoek op het gebied van arbeidsomstandigheden, zal één van de eerste vragen zijn om het RI&E-rapport in te kunnen zien. Als blijkt dat er geen RI&E is, kan de inspectie deze overtreding direct beboeten. Als blijkt dat het RI&E-rapport niet adequaat is, kan de inspecteur een boete opleggen van maximaal € 4.500,-. Naast de boete krijgt de werkgever dan ook een eis opgelegd om binnen een vastgesteld aantal maanden een adequate RI&E op te stellen.
Meer weten over de RI&E?
De RI&E is een belangrijk instrument om gezondheidsklachten en ongevallen binnen je bedrijf te voorkomen of te beperken. Heb je vragen over het opstellen van de RI&E? Neem dan contact met ons op.