Suzanne van Bladel is HR-verantwoordelijke bij Mani Pack in Hoogerheide. Haar collega Vicky Prosser is dat bij Matthijs. Beide bedrijven zijn nauw met elkaar verbonden. “Matthijs produceert snoepgoed en heeft ongeveer 55 mensen in dienst. We maken bijvoorbeeld de bekende Manneke Pis snoepjes. Ons snoep ligt in tal van winkels, onder andere bij Aldi, Jamin en Kruidvat”, vertelt Suzanne. “Mani Pack verpakt de snoepjes van Matthijs, maar werkt ook voor andere snoepproducenten. Hier werken ongeveer 9 vaste medewerkers en dagelijks tot wel 40 uitzendkrachten.”
Gewend aan handmatig werken
Beide bedrijven werken al jaren samen met Sigma Personeelsdiensten, maar op het gebied van personeelszaken was tot voor kort vrijwel niets geautomatiseerd. Suzanne: “We deden eigenlijk alles met Excel-bestanden, losse verlofaanvraagbriefjes en de onboarding van nieuwe medewerkers verliep volledig handmatig. Dat werkte en we waren het zo gewend, dus waarom overstappen? Natuurlijk had de klantbeheerder van Sigma al regelmatig gewezen op het gemak van Sigma Online. Op een gegeven moment vond Vicky dat we de knoop moesten doorhakken en de stap naar digitalisering moesten gaan zetten.”
Digitaal stroomlijnen
Ramon van Eijzeren, consultant Sigma Online, vertelt dat hij in een persoonlijk gesprek Vicky en Suzanne alle mogelijkheden heeft laten zien. “Het is mooi dat we met deze software alles op het gebied van personeelszaken kunnen stroomlijnen”, aldus Ramon. “Zo hebben we bij Mani Pack en Matthijs eerst alle HR-processen in kaart gebracht. Daarbij kun je denken aan verlofaanvragen, verzuimregistratie, medewerkersdossiers en de indiensttreding van nieuwe medewerkers.” Vicky vertelt hoe eenvoudig dit in feite was. “Wij moesten eigenlijk alleen de NAW- gegevens van de medewerkers aanleveren. Daarna zette Sigma alles in het portaal en konden de medewerkers zelf alle eigen gegevens controleren.”
"Nu alles zo prettig loopt, vragen we ons regelmatig af waarom we zo lang gewacht hebben om deze overstap te maken"
Veel lof voor deze nieuwe manier van werken
Nu Sigma Online is ingericht en alle medewerkers de Sigma-app hebben geïnstalleerd, zijn Suzanne en Vicky enorm enthousiast over deze nieuwe manier van werken. “Verlofuren registreerden we voorheen volledig handmatig. Dat was tijdrovend, omslachtig en foutgevoelig. Nu kan een medewerker via de app verlof aanvragen. Eenmaal goedgekeurd door de leidinggevende ziet hij bovendien direct wat de verlofstand is. Ook het verzuim is gestroomlijnd. Dat was voorheen behoorlijk foutgevoelig, terwijl managers nu heel makkelijk mensen ziek en beter kunnen melden.” Suzanne wijst op het gemak van Hubbae, de software voor het onboarden van nieuwe medewerkers. “We sturen eenvoudig een link naar de nieuwe medewerker en die kan vervolgens digitaal alle benodigde informatie aanleveren. Meerwaarde hiervan is bovendien dat het proces nauwlettend opgevolgd wordt. Je weet dus zeker dat je alle noodzakelijke informatie ook daadwerkelijk ontvangt.”
Volgende stappen naar meer digitalisering
Ramon is even enthousiast als Suzanne en Vicky. “We bieden hiermee overzicht, tijdsbesparing en een betere vastlegging. Overigens, naast beide HR-verantwoordelijken heb ik ook een aftrap gedaan met alle managers, zodat ook zij weten hoe één en ander werkt. Zelf beschouw ik het als een compliment dat Mani Pack en Matthijs inmiddels een volgende stap willen zetten, namelijk richting digitale HR-Workflows.” Suzanne beaamt dit en vertelt dat ze druk zijn met het digitaliseren van het opmaken van contracten. “Interessant is dat Sigma aanbood om daarvoor eerst onze contracten te laten toetsen door een jurist. Wat ons betreft, natuurlijk, graag!” Al met al is de conclusie van Suzanne en Vicky klip en klaar. “Natuurlijk is iets nieuws even wennen, maar wij beschouwen het als een verrijking. Dat een collega HR-verantwoordelijke twijfelt, snappen we, maar onze boodschap is: niet twijfelen, maar doen!”
Wil je net als Mani Pack en Matthijs aan de slag met het (verder) professionaliseren en digitaliseren van je salarisadministratie? We komen graag vrijblijvend bij je langs voor een kennismaking. Neem gerust contact met ons op!
