Natuurlijk, vrijwel de meeste ondernemers werken met een online salarisadministratie. Toch zie ik op tal van plaatsen verbetermogelijkheden. Sommige ondernemers werken met applicaties maar missen daarbij de persoonlijke aandacht, professionele kennis en de nabijheid van een lokale salarisadministrateur missen. Andere bedrijven hebben wel een soort van online salarispakket, maar verwerken daarnaast nog veel handmatig. Hoewel veel ondernemers de wens hebben om over te stappen naar een online salarisadministratie, ervaren sommigen een drempel om dat daadwerkelijk te doen. En dat terwijl overstappen echt zo geregeld is. Sterker nog, in vijf stappen ben je er!
Bij Sigma Personeelsdiensten begeleiden we de overstap van ondernemers nauw gezet. Juist daardoor is deze zo gemaakt. Omdat veel salarispakketten voortschrijdend cumulatief rekenen, bijvoorbeeld voor de premies werknemersverzekeringen, adviseren wij om de overstap per 1 januari van het nieuwe jaar te doen. Natuurlijk starten we in de maanden ervoor met de voorbereiding.
Overstappen naar een online salarisadministratie
Stap 1. We maken graag met je kennis.
Een kennismaking is belangrijk, want bij Sigma vinden we de salaris software natuurlijk heel belangrijk, maar persoonlijk contact nog meer. Graag horen we wat je doet, wat je bezighoudt en waar je op het gebied van salarisverwerking tegenaan loopt. Zo kunnen we je namelijk het beste ondersteunen.
Stap 2. We importeren alle basisgegevens
Besluit je om met ons in zee te gaan, dan gaan we aan de slag. We importeren de basisgegevens uit jouw salarispakket in ons pakket. Veel ondernemers zien dit als een enorme hobbel terwijl in feite de techniek het werk doet. Met een converter is vanuit ieder pakket een XML-bestand te halen. Dit hebben we nodig en daarmee is de basis direct op orde.
Stap. 3 Completeren en controleren
Natuurlijk kunnen niet alle relevante gegevens op deze manier worden geïmporteerd. Vaak vragen we aanvullend nog naar zaken als e-mailadressen, brutoloon en IBAN nummers. Wij controleren vervolgens alles, zodat we zeker weten dat het goed staat. Is sprake van een cao, dan stemmen we onze controles hierop af. Sommige cao’s zijn wat lastiger dan andere, maar we hebben ervaring met iedere branche.
Stap 4. Schaduw draaien
Soms kiezen we ervoor om een maand schaduw te draaien. We controleren dan of onze uitkomst hetzelfde is als de uitkomst uit het vorige salarisverwerkingssysteem. Mocht dit niet het geval zijn, dan hebben we nog ruim de tijd om aanpassingen te doen. Je kunt er dus op vertrouwen dat alles klopt en werkt zodra we live gaan.
Stap 5. We gaan live
De nieuwe online administratie is in gebruik. Gefeliciteerd! In sommige gevallen trainen we de mensen die ermee gaan werken of organiseren we een bijeenkomst voor de medewerkers, zodat zij leren omgaan met de werknemersportal.
Salarisadministratie 2.0
Eenvoudiger kunnen we het haast niet maken. Of eigenlijk, toch wel. Want inmiddels is het mogelijk om ook de processen om dit systeem heen, efficiënter in te richten. Zo is het mogelijk om ook de personeelsadministratie toe te voegen. Daarmee kun je voorgoed afscheid nemen van papieren declaraties, papieren verlofaanvragen en papieren personeelsdossiers. Door dit digitaal en in één softwarepakket onder te brengen, wordt het professioneler, efficiënter en overzichtelijker. Verder is het mogelijk om koppelingen te maken met bijvoorbeeld een personeelsplanning- en/of tijdregistratiesysteem of met de arbodienst of verzekeraar. Zo voorkomen we dat je zaken dubbel moet doen, en besparen we tijd, geld en de kans op fouten. Ik leg je graag uit wat de mogelijkheden zijn.
Meer dan een salarisstrook
Bij Sigma bieden je we een oplossing op maat. Daarbij combineren we de voordelen van digitalisering met de kracht van persoonlijk advies. Natuurlijk wordt de loonverwerking tot in de puntjes geregeld, maar we ondersteunen je ook bij het zo efficiënt mogelijk inrichten van alle zaken op het gebied van salaris- en personeelsadministratie. Dit doen we met een team van specialisten; persoonlijk en dichtbij. Zo maken we écht het verschil.
Heb je vragen of wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw onderneming? Lees meer over onze salarisadministratie dienstverlening of vraag direct een vrijblijvende demo aan!
