Stap 1. Beschrijf wat je bedoelt
Om onduidelijkheid te voorkomen is het belangrijk om helder en eenduidig te omschrijven wat je onder bepaalde begrippen verstaat.
- Bepaal de ‘winst’ waar werknemers een deel van krijgen. Stel vast welk uitgangspunt je neemt en doe dat op zo’n manier dat het niet op meerdere manieren uit te leggen is. Let daarbij bijvoorbeeld op bijzondere baten en lasten en op buitengewone baten (bijvoorbeeld verzekeringsuitkeringen of vrijval van pensioenvoorzieningen bij overgang van eindloon- naar middenloonsystemen). Sluit die uitdrukkelijk uit als je bijzondere baten en lasten uit wil sluiten van de winstdefinitie. Zet helder uiteen of je de winstdeling collectief of individueel van een plafond wilt voorzien.
- Wil je een deel van de overwinst delen? Omschrijf dan duidelijk het normatief rendement op het eigen vermogen waarboven er sprake is van overwinst.
- Bepaal welk deel de werknemers van die winst krijgen (ook hiervoor geldt: zorg dat dit niet op meerdere manieren uit te leggen is).
- Bepaal welke werknemers aanspraak kunnen maken op de winstdelingsregeling (opnieuw: zorg dat dit niet voor meerdere uitleg vatbaar is).
- Bepaal het begrip ‘negatief resultaat’ ten behoeve van een bepaling die winstdeling/bonus uitsluit bij een negatief resultaat.
Stap 2. Stel voorwaarden
Bij een winstdelings- of bonusregeling opstellen moet je bepalen aan welke voorwaarden deze moeten voldoen. Denk bijvoorbeeld aan:
- het behalen van een bepaalde omzet;
- het maken van een bepaald aantal (declarabele) uren;
- het binnenhalen van een bepaald aantal klanten;
- het behalen van een bepaalde productie;
- het behalen van een bepaalde score bij beoordelingen;
- het hebben gewerkt van een volledig dienstjaar.
Stap 3. Differentiatie/relatie
Belangrijk is ook om na te denken over de manier waarop je de winst verdeeld. Hou er altijd rekening mee dat je geen verboden onderscheid maakt, bijvoorbeeld naar leeftijd, geslacht, parttime werken of iets dergelijks. De verdeling kan afhankelijk zijn van een aantal criteria, waaronder:
- gerelateerd aan de hoogte van het salaris;
- gerelateerd aan de functie van de werknemer;
- gedifferentieerd naar het soort functie;
- gerelateerd aan het aantal dienstjaren.
Stap 4. Geen aanspraak op winstdeling of bonus
Voorkom dat de onderneming een winstdeling of bonus moet betalen in bedrijfseconomisch zware tijden. Of aan een werknemer die zich heeft misdragen of aan een werknemer die – om welke reden dan ook – geen of nauwelijks een bijdrage heeft geleverd. Dat kun je bijvoorbeeld doen op één van de volgende manieren.
- Creëer een winstbodem: wanneer het criterium ‘winst’ onder een bepaald criterium (bijvoorbeeld een percentage van de omzet) uitkomt, keert het bedrijf geen winstdeling of bonus uit.
- Creëer een performancebodem: wanneer de werknemer bij zijn beoordeling onder een bepaalde score scoort, heeft hij geen aanspraak op een winstdeling of bonus.
- Creëer een aanwezigheidsbodem: bijvoorbeeld dat wanneer een werknemer – om welke reden dan ook – langer dan vier maanden afwezig was in een jaar, hij geen aanspraak heeft op winstdeling of een bonus.
- Maak een ontsnappingsclausule voor bijzondere onvoorziene omstandigheden, zoals de coronacrisis.
Stap 5. Hardheidsclausule
Het is een goed idee om een hardheidsclausule in een winstdelings- of bonusregeling in te bouwen. Hierdoor creëer je voor jezelf de mogelijkheid om van de regeling af te wijken als een (strikte) toepassing van de regeling tot een onvoorzien en onredelijk benadelend gevolg zou leiden voor een bepaalde (groep) werknemer(s).
Stap 6. Test de regeling
Een winstdelings- of bonusregeling opstellen is maatwerk. Daarom is het belangrijk om een aantal casussen te bedenken en die op de regeling te testen.
- Test met een extreem hoge winst.
- Test met een lage winst.
- Test met een verlieslatend resultaat.
- Test de regeling op (een doorsnede van) het huidige personeelsbestand om te zien waar de regeling dan op uit zou komen.
- Laat diverse personen een aantal tests uitvoeren (bijvoorbeeld een aantal personeelsleden, de accountant, de bedrijfsjurist, een directielid) en bekijk of het resultaat steeds gelijk is. Als dat niet zo is, dan is de regeling kennelijk voor meerdere uitleg vatbaar en moet je dat herstellen.
Stap 7. Laatste check
Het bieden van een winstdelings- of bonusregeling kan vergaande consequenties hebben. Daarom is het verstandig om de regeling te laten checken door een arbeidsrechtjurist of fiscalist.
Advies nodig bij een bonusregeling opstellen en uitvoeren?
Wij staan tal van werkgevers bij met professioneel loonadvies op het gebied van loonbelasting, sociale zekerheid, beloningen, verzuim en pensioenrecht. Hoe kunnen we jou helpen bij een bonusregeling opstellen en uitvoeren? Neem contact met ons op. We gaan graag met je in gesprek!