Mijn werknemer werkt in meerdere landen. Wat moet ik doen?

Bij grensoverschrijdende werkzaamheden moet je rekening houden met belasting, sociale zekerheid en werk- en immigratievergunningen. Ga aan de hand van deze drie punten na wat je verplichtingen zijn wanneer je personeel uit het buitenland inhuurt of personeel in het buitenland laat werken.

Uitzonderingen

Voor bepaalde soorten werknemers gelden bijzondere – gecompliceerde – regels. In dit soort gevallen is het verstandig om de expertise van een specialist, zoals Sigma Personeelsdiensten, in te schakelen. Als specialist op het gebied van internationale loonbelasting en sociale zekerheid denken wij graag met u mee. Dat is het geval bij:

• Statutair directeuren
• Commissarissen
• Zelfstandigen
• Personeel dat werkt in het internationale vervoer of op zee
• Sporters
• Artiesten
• Acteurs

Aanpak

De volgende gegevens spelen een rol bij de verplichtingen van een werkgever:

• Woonland
• Nationaliteit
• Gezinssamenstelling (en waar het gezin gaat wonen tijdens de activiteiten in het buitenland)
• Hoelang gaat de werknemer elders werken?
• Heeft de werknemer permanente huisvesting in Nederland en/of in een ander land?
• Wie betaalt die permanente huisvesting (bijvoorbeeld de werknemer zelf of de werkgever)?
• In welke landen gaat de werknemer werken en in welke verdeling (in % per maand)?
• Met welke entiteit heeft de werknemer zijn arbeidscontract gesloten?
• Werkt de werknemer thuis en zo ja hoeveel van de tijd?

Werk- en/of verblijfsvergunning

De regels voor een werk- en/of een verblijfsvergunning zijn per land verschillend. Zoek daarom goed uit wat de eisen van land van bestemming zijn. Werknemers met een nationaliteit van de Europese Unie of van de Europese Economische Ruimte (EER) mogen vrij binnen de Europese Unie werken.

De belastingpositie en sociale zekerheidspositie van een buitenlandse werknemer hangen onder andere af van het inwonerschap van de werknemer. Een inwoner van Nederland is in Nederland belast voor zijn wereldwijd verdiende inkomen. Een niet-inwoner is in principe enkel in Nederland belast voor Nederlandse bronnen, zoals arbeidsinkomen dat toerekenbaar is aan in Nederland gewerkte dagen.

Inwoner van Nederland die in meerdere landen werkt

Als de conclusie is dat de werknemer fiscaal inwoner van Nederland is, dan is het – vooral voor een werknemer die in meerdere landen werkt – belangrijk om het onderscheid tussen sociale zekerheid en belasting scherp te houden.

In dit soort internationale, gecompliceerde situaties moet je nauwkeurig vaststellen in welk(e) land(en) je voor de werknemers sociale zekerheidspremies en in welk(e) land(en) loonbelasting moet inhouden.

Nederlandse loonbelasting

Een inwoner van Nederland met een Nederlandse werkgever is geheel onderworpen aan de Nederlandse loonbelasting. Belastingverdragen die Nederland met andere landen heeft gesloten kunnen deze Nederlandse regelgeving echter opzij zetten. Daarnaast kan een Nederlandse eenzijdige regeling ter voorkoming van dubbele belasting, voor werkzaamheden verricht in landen waarmee geen belastingverdrag is gesloten, deze heffing van Nederlandse loonbelasting beperken. Ga per land waar je werknemer na of er een belastingverdrag van toepassing is en of je de Nederlandse eenzijdige regeling kunt toepassen.

Werken in een verdragsland

Werkt een werknemer in een land waarmee Nederland een belastingverdrag heeft gesloten, dan zal de loonbelasting moeten worden geheven in het land dat in het verdrag het heffingsrecht toegewezen heeft gekregen. Check dit per land waar de werknemer werkt.

Normaal gesproken bepaalt een belastingverdrag dat het woonland belasting over het arbeidsinkomen van de werknemer mag heffen. De uitzondering is dat het werkland belasting mag heffen over (een deel van) het arbeidsinkomen als aan één of meerdere van onderstaande voorwaarden is voldaan.

• De werknemer verblijft meer dan 183 dagen per kalenderjaar/belastingjaar/12 maandsperiode (afhankelijk van het belastingverdrag) in het desbetreffende land.
• De werknemer werkt voor een werkgever die in het werkland is gevestigd.
• De werknemer werkt voor een vaste inrichting die zijn werkgever in het werkland heeft.

Als aan één of meerdere van bovenstaande voorwaarden is voldaan dan heeft het werkland het recht om vanaf de eerste dag belasting te heffen over het inkomen van de werknemer. De Nederlandse loonadministratie hoeft geen loonbelasting in te houden over het loon dat toerekenbaar is aan de buitenlandse werkdagen.

Als niet aan de bovenstaande voorwaarden is voldaan, dan houdt Nederland als woonland het exclusieve heffingsrecht over het arbeidsinkomen van de werknemer. De loonadministratie moet over het gehele loon van de werknemer loonbelasting inhouden.

Stel per werkland vast of het werkland belasting mag heffen over (een deel van) het arbeidsinkomen van de werknemer.

Werken in een niet-verdragsland

Als jouw werknemer in een land werkt waarmee Nederland geen belastingverdrag heeft gesloten, dan mag de werkgever niet stoppen met het inhouden van Nederlandse loonbelasting over het loon van deze werknemer. Deze uitzondering kent de volgende voorwaarde.

• Voor zover het loon van de werknemer is toe te rekenen aan in het andere land gewerkte dagen en het in het andere land onderworpen is aan een belasting over het arbeidsinkomen (die het andere land heft), hoeft de Nederlandse werkgever/inhoudingsplichtige geen Nederlandse loonbelasting in te houden.

Dat het loon onderworpen is aan een buitenlandse belasting, betekent niet dat dat land daadwerkelijk belasting moet heffen. Als bijvoorbeeld het werkland een (hoge) belastingvrije som (dus een vrijstelling) kent, is het loon wel onderworpen aan een belasting maar kan het zijn dat de werknemer geen belasting betaalt.

Het is lastig te bewijzen dat loon is onderworpen aan een buitenlandse belasting. Soms kan een aanschrijving van een buitenlandse belastingdienst hierbij helpen. In ieder geval valt het loon onder de buitenlandse belasting als die belastingdienst een belastingaanslag oplegt over het deel van het arbeidsinkomen dat hoort bij de in het buitenland gewerkte periode.

Let op: bij kortdurende uitzendingen (minder dan dertig aaneengesloten dagen) is het aan te raden in de Nederlandse loonadministratie door te gaan met het inhouden van Nederlandse loonbelasting. Enerzijds komt dit de administratieve afhandeling ten goede, anderzijds geldt voor de werknemer een ‘verzwaarde’ bewijslast. Hij kan pas een vrijstelling van Nederlandse belastingen claimen in zijn aangifte inkomstenbelasting als hij kan bewijzen dat zijn arbeidsinkomen was onderworpen aan een buitenlandse belasting. Als de werknemer dat niet kan bewijzen en de werkgever heeft geen loonbelasting ingehouden, dan is het waarschijnlijk dat deze werknemer Nederlandse belasting betaalt op aanslag (dat wil zeggen: nadat de Belastingdienst de aanslag heeft vastgesteld).

Dagenbreuk toepassen in de Nederlandse loonadministratie

Een Nederlandse werkgever heeft vastgesteld dat het inkomen van een werknemer slechts deels in Nederland volgens het belastingverdrag belast mag worden. Dan moet hij vaststellen over welk deel van het inkomen hij dan wel loonbelasting moet berekenen. Dit noemen we het toepassen van de dagenbreuk in de salarisadministratie. Daarbij geldt dat het loon eerst moet worden toegerekend aan het land of de landen en dat op het restant van het loon de Nederlandse loonbelasting moet worden ingehouden. Dit geldt ook als sprake is van een nettoloon. Dan moet je eerst toewijzen en dan het resterende deel van het nettoloon waarvan de heffing is toegewezen aan Nederland, bruteren. Het is belangrijk deze volgorde (eerst toewijzen en dan bruteren) aan te houden. Als dat niet gebeurt wordt teveel belasting in dat land betaald.

Buitenlandse loonbelasting

Om de verplichtingen van de Nederlandse werkgever in kaart te brengen kan de werkgever contact opnemen met de collega’s in het werkland of met een specialist op het gebied van internationale loonbelasting.

Sociale zekerheid

Een inwoner van Nederland is onderworpen aan het Nederlandse socialezekerheidsstelsel. Daarom moet de loonadministratie over het volledige loon premies berekenen, inhouden van het loon van de werknemer en afdragen aan de Belastingdienst.

Werkzaam binnen de EU/EER

Binnen de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte (de EU en EER) regelt verordening EU 883/2004 in welk land een werknemer exclusief (dus uitsluitend) onderworpen is aan het socialezekerheidsstelsel. Deze verordening kan de Nederlandse nationale bepalingen opzijzetten.

De verordening bepaalt voor een inwoner van Nederland die enkel een Nederlandse werkgever heeft en in meerdere landen van de EU en EER werkt, dat de werknemer in Nederland exclusief sociaal verzekerd is. De Nederlandse sociale wetgeving is van toepassing en de werkgever moet Nederlandse sociale zekerheidspremies afdragen. Het is aan te raden een verklaring van de Nederlandse Sociale Verzekeringsbank te vragen die bevestigt dat het Nederlandse socialezekerheidsstelsel exclusief van toepassing is op de werkzaamheden van de werknemer. Dit is een zogeheten A1-verklaring. Het ontvangende land moet een afgegeven A1-verklaring respecteren.

Werkzaam in landen buiten de EU/EER

Werkt de werknemer (ook) in andere landen dan de EU en EER, dan gelden gecompliceerde regels. Als hoofdregel kun je aanhouden dat in de Nederlandse salarisadministratie de Nederlandse sociale zekerheidspremies moeten worden berekend over het gehele arbeidsinkomen. Je kunt nagaan of er ook nog buitenlands socialezekerheidsstelsels op de werknemer van toepassing zijn.

Toewijzing van arbeidsinkomen

Hoe gaat de allocatie (toekenning) van arbeidsinkomen aan werkdagen in de praktijk?

De Nederlandse werkgever moet op maandbasis vaststellen op welke dagen de werknemer in welk land werkt. Hij past een dagenbreuk toe op het belastbaar loon om te berekenen over welk deel van het arbeidsinkomen van de werknemer hij Nederlandse loonbelasting moet inhouden.

Het belastbare maandloon in Nederland waarover de werkgever daadwerkelijk loonbelasting moet berekenen en inhouden, bedraagt:

• Het aantal Nederlandse werkdagen gedeeld door het totaal aantal werkdagen, vermenigvuldigd met het loon. Met ‘loon’ wordt hier bedoeld het 100% belastbaar loon, oftewel het brutoloon van de werknemer minus aftrekposten (zoals pensioenpremie) plus bijtellingen (bijvoorbeeld privégebruik van de auto van de zaak).

Voor de allocatie van bijzondere bestanddelen van het inkomen van de werknemer zoals vakantiegeld of een bonus geldt in zijn algemeenheid dat je de dagenbreuk moet toepassen voor de periode waarvoor het belonings­bestanddeel is toegekend. De allocatie van een op aandelen gebaseerd bonusplan is ingewikkeld. We raden aan om daarover contact op te nemen met een specialist op het gebied van internationale loonbelasting en sociale zekerheid. Als hoofdregel geldt dat je eerst het arbeidsinkomen toewijst voordat je een eventuele brutering toepast.

Samenvatting

Als de werknemer fiscaal inwoner van Nederland is en in meerdere landen in dezelfde periode werkt, denk dan aan de volgende punten:

• De werkgever moet per werkland bekijken of hij voor deze werknemer een werk- en/of verblijfsvergunning moet aanvragen (geldt niet voor landen die lid zijn van de EU en EER). Hiervoor kan hij contact opnemen met de ambassade die het werkland in Nederland heeft.
• Mogelijk hoeft de werkgever slechts over een deel van het arbeidsinkomen van de werknemer Nederlandse loonbelasting in te houden. Dit is afhankelijk van het land waar de werknemer werkt en van de manier waarop de werkzaamheden zijn vormgegeven.
• Als de werknemer enkel in landen van de EU en EER werkt, dan is hij uitsluitend sociaal verzekerd in Nederland. Het is voor de werkgever raadzaam dan een A1 verklaring aan te vragen bij de Nederlandse Sociale Verzekeringsbank.
• Als de werknemer (ook) in andere landen (dan die van de EU/EER) werkt, dan is het raadzaam contact op te nemen met een specialist op het gebied van sociale zekerheid. De werknemer kan namelijk ook in deze landen onder een sociaal zekerheidsstelsel vallen en misschien moeten er premies doorbetaald worden.
• De werkgever moet nagaan of er in het buitenland op het gebied van lokale loonbelasting verplichtingen zijn in het werkland.

Zoals je hierboven kunt lezen moet je met heel wat regels rekening houden, als een werknemer in een bepaalde periode in meerdere landen werkt. De verplichtingen van jou als werkgever hangen af van de specifieke situatie. Heb je vragen over welke regels van toepassing zijn? Neem dan contact met ons op. Wij geven je graag passend advies!