Thuiswerken de nieuwe norm?
Wat waarschijnlijk ook in jouw organisatie naar boven is gekomen, is dat thuiswerken meer tot de mogelijkheden behoort dan verwacht. Als de prognoses en onderzoeken uitkomen, gaan we voor altijd minder op kantoor verschijnen. Slechts een minderheid van de werknemers denkt dat op termijn de oude situatie van voor de pandemie weer terugkeert. De functie van het kantoor verandert na corona hoe dan ook drastisch. We gaan het kantoor anders gebruiken: het wordt meer een clubhuis dat het groepsgevoel aanwakkert dan een werkplek.
Bepaal of thuiswerken blijvend mogelijk is
Thuiswerken heeft uiteraard voor- en nadelen. Werkgevers zijn vooral huiverig dat thuiswerken de productiviteit niet te goede komt en dat je als werkgever minder zicht hebt op de werkzaamheden van de werknemer. Toch is uit onderzoek gebleken dat het merendeel van de organisaties hun productiviteit in 2020 zag stijgen doordat werknemers vanwege de coronacrisis veelal geheel op afstand gingen werken. Volgens een onderzoek van Capgemini, dat vijfhonderd grote wereldwijde organisaties heeft ondervraagd, is de werknemersproductiviteit bij 64% van de organisaties gestegen. Oorzaken van die stijging liggen in minder reistijd van en naar kantoor, flexibele werkschema’s en het omarmen van effectieve virtuele samenwerkingstools.
Het voordeel van thuiswerken is daarnaast de flinke kostenbesparing. Denk daarbij aan de besparing op kantoorkosten, gas, elektriciteit en catering.
Bedenk daarnaast voor welke functies het van belang is op kantoor/de werkplek te werken en voor welke functies thuiswerken mogelijk is.
Of thuiswerken voor jouw organisatie een goede optie is, moet in de afgelopen periode waarin werknemers gedwongen werden om thuis te werken, duidelijk naar voren zijn gekomen. Reflecteer daarom op de afgelopen periode en bepaal aan de hand van deze cijfers of thuiswerken een blijvende optie is. Hierbij kun je denken aan vragen als:
- Heeft thuiswerken effect gehad op de resultaten van jouw organisatie?
- Heeft dit gezorgd voor minder productiviteit?
- Hoe hebben jouw werknemers het thuiswerken ervaren?
- Heeft thuiswerken voor problemen gezorgd?
- Zo ja, zijn deze problemen op te lossen?
Checklist
- Reflecteer op de afgelopen periode en bepaal of thuiswerken voor jouw organisatie een optie is.
- Zo ja, inventariseer welke functies voor thuiswerken geschikt zijn.
- Stel een duidelijk thuiswerkbeleid op. Zie hierna onder ‘Thuiswerkbeleid’.
- Informeer de werknemers over de mogelijkheid van het blijvend thuiswerken.
- Inventariseer binnen die functies welke werknemers thuis willen werken en voor hoeveel dagen.
- Bekijk of dit binnen de mogelijkheden past.
Thuiswerkbeleid
Als blijkt dat thuiswerken blijvend mogelijk is, is het van belang een thuiswerkbeleid op te stellen. Een thuiswerkbeleid is een algemene regeling waarin werknemers en leidinggevenden kunnen lezen welke regels gelden bij thuiswerken. Je kunt de regeling in een personeelshandboek of in een arbeidsvoorwaardenreglement opnemen of bijvoorbeeld publiceren op het intranet. Het is de bedoeling dat als een werknemer gebruik wil maken van de regeling en de werkgever daarmee akkoord gaat, tussen partijen een individuele thuiswerkovereenkomst tot stand komt.
Checklist
- Stel een thuiswerkbeleid op en informeer jouw werknemers hieromtrent.
- Kom met jouw werknemers een thuiswerkovereenkomst overeen, waarin de afspraken duidelijk zijn opgenomen.
Arbeidsomstandigheden
Het is belangrijk dat de werknemers die thuiswerken, deze werkzaamheden onder de juiste arbeidsomstandigheden verrichten. Ook voor thuiswerken gelden namelijk de arboregels. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om er zo veel mogelijk voor te zorgen dat aan deze regels wordt voldaan. Daarom is het belangrijk dat je nagaat of de thuiswerkplek van de werknemer aan de arboregels voldoet. In het hiervoor genoemde thuiswerkbeleid is dit aspect onder andere opgenomen. Hierin is ervoor gekozen om de werknemer te informeren over de arboregels en hem zelf (in verband met privacyoverwegingen) te laten vaststellen en verklaren dat aan die regels wordt voldaan.
De Arbeidsomstandighedenwet bepaalt dat de werkgever verantwoordelijk is voor de kosten voor het naleven van de vereisten die voortvloeien uit het Arbeidsomstandighedenbesluit en de Arbocatalogus, voor zover de werkplek thuis nog niet aan die vereisten voldoet. De kosten voor het aanvullen van de thuiswerkplek tot een volwaardige thuiswerkplek komen ten laste van de werkgever en je mag aan werknemers geen eigen bijdrage vragen.
Checklist
- Verzamel informatie omtrent de arboregels en de thuiswerkplek.
- Informeer de werknemers omtrent de arboregels.
- Bekijk de mogelijkheden om de thuiswerkplek te vergoeden, om zodoende aan de arboregels te voldoen. Desnoods leen je apparatuur en dergelijke aan de werknemers uit.
Thuiswerkvergoeding
Meer thuiswerken betekent dat de werknemer meer kosten maakt. Je kunt overwegen om jouw werknemers een vaste vergoeding te verstrekken voor het thuiswerken om zo de meerkosten die zij maken te compenseren. Het Nibud heeft al eerder een richtbedrag van € 2,- genoemd. Die € 2,- gaat op aan bijvoorbeeld licht en verwarming, koffie en wc-papier. Vanaf 2022 geldt een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding.
Checklist
- Overweeg of de werknemers voor de extra kosten een vergoeding ontvangen.
- Bekijk hoe je dit belastingtechnisch het beste kunt regelen.
Maak van samenwerken een prioriteit
Thuiswerken kan leiden tot eenzaamheid en miscommunicatie. Dit wil je als werkgever voorkomen. Het is belangrijk te zorgen voor voldoende contactmomenten. Laat verder in je personeelsbeleid bijvoorbeeld zien dat je daadwerkelijk oog hebt voor werkdruk en eventuele mentale problemen bij thuiswerken. Maak ook duidelijk hoe je ruggensteun biedt aan een werknemer die in de knel zit.
Een goede relatie met je werknemers is belangrijk, door de fysieke afstand nu des te meer. Blijf daarom ook bij thuiswerken met elkaar in contact en neem regelmatig zelf contact op met jouw werknemers. Stel je open en empathisch op en houd daarbij een vinger aan de pols wanneer je stress bij je werknemers signaleert.
Checklist
- Plan een vast teamoverleg in, bijvoorbeeld een wekelijkse start waarin iedereen vertelt waaraan hij of zij gaat werken. Een andere mogelijkheid is om een performance meeting in te plannen waarin de behaalde resultaten worden besproken.
- Denk ook na met welk gevoel mensen zo’n meeting instappen en verlaten. Geeft het energie en punitiviteit? Zet het dan door. Werkt het demotiverend of bespeur je tegenzin? Cancel het overleg en bedenk iets anders.
- Laat teamleiders of leidinggevenden van tijd tot tijd persoonlijk contact opnemen met de werknemers van het team om te bekijken of alles goed gaat.
Wil je eens sparren over hoe het werken van de toekomst en wat daar allemaal bij komt kijken? Onze specialisten denken graag met je mee! Neem contact met ons op.