In één van onze eerdere blogs vind je enkele voorbeelden over het benutten van de kansen die de werkkostenregeling biedt. Er zijn veel mogelijkheden, meer dan vaak wordt gedacht. Gedurende het jaar worden verschillende vergoedingen binnen de loonadministratie ten laste van de vrije ruimte gebracht. Maar buitenom deze vergoeding is nog veel meer mogelijk. Om de mogelijkheden maximaal te benutten is het belangrijk om een actueel overzicht te hebben van de vrije ruimte, zodat je hier gedurende het jaar optimaal gebruik van kan maken. Hoe doe je dat precies?
Inzicht in jouw WKR-situatie
Bij elke loonverwerking voorzien bij Sigma-klanten van een WKR-overzicht. Hierin is opgenomen wat er aan vrije ruimte is opgebouwd tot en met de verwerkte periode. Daarnaast vind je hier een overzicht van wat er via de loonadministratie al ten laste van de vrije ruimte is geboekt. Ook is het mogelijk om in dit overzicht kosten uit de financiële administratie op te nemen. Deze kosten moeten wij dan wel maandelijks doorkrijgen de werkgever of de accountant. Het is van belang om dit maandelijks bij te houden, zodat heb je altijd een actueel overzicht van de resterende vrije ruimte hebt. Als de vrije ruimte overschreden is, laat het overzicht ook zien wat het te betalen bedrag aan eindheffing bedraagt. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan.
Kilometers binnen de WKR declareren
Met Sigma HRM Online, onze digitale oplossing om HRM-processen volledig te digitaliseren, bieden we onze klanten de mogelijkheid om gebruik te maken van de declaratiemodule. Werknemers kunnen via hun login digitaal declaraties indienen, zowel urendeclaraties als onkostenvergoedingen. Hierbij kunnen wij ook declaraties toewijzen aan de WKR, als dit van toepassing is. Een voorbeeld hiervan is een hogere netto vergoeding per kilometer dan het fiscaal vrijgestelde bedrag van momenteel € 0,23 per kilometer (2024). Werknemers kunnen het aantal kilometers declareren tegen het afgesproken bedrag, bijvoorbeeld netto € 0,30 per kilometer. In Sigma HR Online regelen wij vervolgens in dat € 0,23 per kilometer onbelast wordt vergoed en dat € 0,07 per kilometer ten laste van de WKR komt. Uiteraard is dit vervolgens terug te zien in het WKR-overzicht.
Verstrekkingen per werknemer
Het komt regelmatig voor dat werkgevers verstrekkingen geven aan hun werknemers als deze noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de functie. Denk aan gereedschap, computers of mobiele communicatiemiddelen. Als je meerdere werknemers verstrekkingen geeft, bestaat de kans dat je na verloop van tijd uit het oog verliest wie welke verstrekking gekregen heeft. Met Sigma HR Online bieden we hiervoor een handige functionaliteit. Per werknemer voeg je eenvoudig meerdere verstrekkingen aan het online personeelsdossier toe. Je kunt hierbij aangeven welke verstrekking het betreft. Ook kan je een document toevoegen, bijvoorbeeld een overeenkomst waarin afspraken gemaakt zijn over het gebruik van de betreffende verstrekking. Tot slot is het mogelijk om hier een actiepunt aan te koppelen waarbij je op een ingestelde datum een signaal ontvangt. Dit kan handig zijn wanneer bijvoorbeeld een computer elke 2 jaar voorzien moet worden van nieuwe beveiligingssoftware.
Gebruikersovereenkomst
Wanneer je een werknemer een verstrekking geeft, is het soms wenselijk dat hier een gebruikersovereenkomst voor opgesteld wordt. Met de Sigma HR Workflows is het mogelijk om deze overeenkomst digitaal te genereren en vervolgens ook digitaal te ondertekenen, zowel door werkgever als werknemer. Dit levert een aanzienlijke tijdsbesparing op en zorgt ervoor dat je eenvoudig de afspraken rondom de verstrekking en het gebruik hiervan kunt vastleggen. Het document wordt vervolgens opgeslagen in het dossier van de werknemer, zodat het altijd ingezien kan worden, zowel door werknemer als werkgever.
Maatwerk rapportages
Naast het eerder benoemde WKR-overzicht in Sigma Online bieden wij ook maatwerkrapportages aan via de tool Gearsoft. Deze kunnen toegespitst worden op de WKR, maar ook breder. Via deze rapportages krijg je volledig inzicht in allerlei gegevens met betrekking tot de loonadministratie. Denk aan de loonkosten per afdeling of kostenplaats en een kostprijsanalyse waarmee we een nauwkeurige kostprijs per werknemer kunnen bepalen, inclusief extern uurtarief. Daarnaast kunnen wij met Gearsoft ook dynamische dashboards genereren die uitgebreide informatie ten aanzien van het personeelsbestand laten zien. Dit draagt bij aan een actueel overzicht van de administratie en zorgt ervoor dat je grip hebt op jouw administratie en WKR.
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw onderneming? Neem dan contact op met je adviseur of één van onze consultants!