De werkkostenregeling: dit moet je weten

Hoe werkt de werkkostenregeling?

Je mag een percentage van je totale fiscale loon, de vrije ruimte, besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor je werknemers. Voor de berekening van de vrije ruimte geldt een tweeschijvenstelsel:

1. Tot en met het fiscale loon van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte in 2024 1,92%.
2. Over het meerdere van het fiscale loon bedraagt de vrije ruimte in 2024 1,18%.

Gebruikelijkheidstoets

Om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als werkkosten te kunnen aanwijzen, mogen deze niet meer dan 30% afwijken van wat er in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit noemen we de gebruikelijkheidstoets. Het moet dus gebruikelijk zijn dat je werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang als werkkosten (dus onbelast voor de werknemer) krijgt en je dus de loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eventuele eindheffing voor jouw rekening neemt. Vergelijkbare omstandigheden kunnen zijn:

▪ Andere werknemers van dezelfde werkgever;
▪ Collega’s van de werknemer in dezelfde functiecategorie; en,
▪ Werknemers van andere werkgevers.

Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.

Gerichte vrijstellingen en nihilwaardering nemen geen vrije ruimte in

Daarnaast kun je bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Deze gaan niet ten koste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaal je geen belasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je als werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.
Het is belangrijk om na te gaan of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt. Afgezien van een paar uitzonderingen, bepaal je zelf welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen je aanwijst als eindheffingsloon. Daarnaast bepaal je zelf welke je behandelt als loon van de werknemer en normaal belast. Je kunt hierin per werknemer een andere keuze maken.

Voor een beperkt aantal zaken is in de wet bepaald dat deze belastingvrij mogen worden vergoed of verstrekt:

• Gereedschappen, mobiele communicatieapparatuur, computer en dergelijke mits onder noodzakelijkheidscriterium of voor 90% of meer zakelijk worden gebruikt;
• Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer;
• Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer;
• Bijscholing, cursussen, congressen, vakliteratuur, training en dergelijke, voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer;
• Outplacement;
• Reiskosten in het kader van de dienstbetrekking per taxi, vliegtuig, schip of vanwege de inhoudingsplichtige (werkelijke kosten);
• Reiskosten voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,23 per kilometer;
• Verhuiskosten (kosten overbrenging boedel plus € 7.750);
• EVC-procedures;
• Studie- en opleidingskosten van medewerkers;
• Kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking;
• Extraterritoriale kosten, dit zijn kosten wegens het tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst;
• Korting op producten eigen bedrijf (gemaximeerd);
• Werkplek gerelateerde voorzieningen;
• Thuiswerkvergoeding van € 2,35 voor de dagen dat er thuis wordt gewerkt;
• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Sommige vergoedingen en verstrekkingen vallen eigenlijk onder de vrije ruimte, maar worden tegen nihil gewaardeerd waardoor ze de vrije ruimte niet verkleinen. De nihilwaardering geldt voor:

• Arbo-voorzieningen;
• Voorzieningen op de werkplek zoals bijvoorbeeld bedrijfsfitness, gereedschappen en computer;
• Consumpties tijdens werktijd die geen deel uitmaken van de maaltijd (koffie, thee of frisdrank);
• Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning;
• Openbaarvervoerkaart en voordeelurenkaart (mits mede zakelijk gebruik);
• Ter beschikking gestelde kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen zoals uniformen en overalls, werkkleding die op het werk achterblijft en ter beschikking gestelde werkkleding met een logo van ten minste 70cm3 per kledingstuk;
• Niet permanente huisvesting op de werkplek, waarbij het redelijkerwijs niet mogelijk is niet op de werkplek te overnachten (bijvoorbeeld aan boord van schepen);
• De renteloze personeelslening als de werknemer daarmee een (elektrische) fiets koopt.

Wanneer kiezen tussen werkkosten en verwerken als loon?

Je maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Je hoeft dus niet vooraf – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar – te kiezen. De keuze blijkt bijvoorbeeld uit  de administratie, waarin  je de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoef je niet bij de Belastingdienst te melden. Heb je eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief.  Je kunt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen dus niet met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon.

Heb je vragen, neem dan contact op. We denken graag met je mee. Het kan lonen om de vrije ruimte van de werkkostenregeling nog eens te bekijken. Je kunt deze vrije ruimte namelijk gebruiken om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel te geven.