De fietsregeling en de fiscale regels. Zo zit het

Fietsregeling en de werkkostenregeling

Verstrekken of vergoeden van een fiets

Als je gebruikmaakt van de werkkostenregeling, mag je als werkgever de vergoeding of verstrekking van een fiets van je werknemers aanwijzen als werkkosten. De werknemer wordt in dat geval de eigenaar van de fiets, zonder dat er loonheffingen over de waarde hoeven te worden ingehouden. Bij overschrijding van de vrije ruimte in de werkkostenregeling betaal je als werkgever 80% eindheffing.

In de ‘oude’ regeling waren bij vrije verstrekkingen, vergoedingen en terbeschikkingstelling van een fiets beperkingen van kracht. Dat is niet langer zo. Het is niet langer belangrijk hoe vaak (en of) de werknemer de fiets voor zijn woon-werkverkeer gebruikt. De beperking van één fiets in de drie jaar geldt niet en er geldt ook geen maximale aanschafprijs. Een werkgever mag een dure fiets, met of zonder hulpmotor of zelfs een elektrische scooter vergoeden of verstrekken, zonder aanvullende eisen. Wel is de gebruikelijkheidstoets van toepassing.

Voor de aftrek van omzetbelasting (voorbelasting) geldt de beperking, zoals die van toepassing was onder de ‘oude’ regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen nog wel. Als de aanschaf- of voortbrengingskosten van de fiets niet meer dan 749 euro, inclusief omzetbelasting bedragen, mag de werkgever de daarover betaalde omzetbelasting op zijn te betalen omzetbelasting in mindering brengen. Als overige voorwaarden geldt dat de werkgever in het desbetreffende kalenderjaar en de twee kalenderjaren daarvoor geen fiets aan de werknemer heeft vergoed of verstrekt, en hij de fiets ten minste voor 50% van zijn werkdagen gebruikt voor woon-werkverkeer.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever in zijn administratie als eindheffingsloon opneemt, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Als een werkgever twintig van zijn werknemers, die bijna altijd op de fiets naar hun werk komen, een fiets van 750 euro per stuk cadeau geeft, dan is dat geen ongebruikelijk gebaar. De fietsen mogen in dat geval volledig in de vrije ruimte worden ondergebracht. Daarbij heeft de Belastingdienst als beleid dat een verstrekking of vergoeding van niet meer dan 2.400 euro per werknemer en per kalenderjaar niet als ongebruikelijk wordt aangemerkt.

Als werkgever kan je de waarde van de fiets in het economisch verkeer aanmerken als belast loon of als werkkosten. Als de werkgever de fiets als werkkosten aanwijst, dan heeft dat invloed op de werkkostenruimte. In dat geval gelden de normale waarderingsregels (waarde economisch verkeer inclusief btw).

Als de werkgever aan de werknemer een lening verstrekt om een fiets aan te schaffen, dan mag de werkgever de rente voor die lening op nihil stellen. Dit voordeel is geen belast loon en heeft dus geen invloed op de werkkostenruimte.

Een werkgever mag in geval van verstrekking of vergoeding van een fiets zijn werknemer een onbelaste (vaste) vergoeding (€ 0,23) betalen voor zakelijke reizen (daaronder valt voor de loonheffingen ook woon-werkverkeer) waarvoor hij de fiets gebruikt. Het genot van het gebruik van de fietsenstalling in het bedrijfsgebouw mag de werkgever op nihil waarderen. Het gebruik door de werknemer van de fietsenstalling in het bedrijfsgebouw heeft dus geen invloed op de beschikbare werkkostenruimte.

Elektrische fiets en elektrische scooter

De vergoeding of verstrekking van een elektrische fiets of scooter zijn belaste werkkosten of individueel belastbaar loon in de werkkostenregeling. Als de werkgever de elektrische fiets of scooter als werkkosten aanwijst, dan heeft dat invloed op de werkkostenruimte. In dat geval gelden de normale waarderingsregels (waarde economisch verkeer inclusief btw).

Als de werkgever aan de werknemer een lening verstrekt om een elektrische fiets of een elektrische scooter aan te schaffen, dan mag de werkgever de rente voor die lening op nihil stellen. Dit voordeel is geen belast loon en heeft dus geen invloed op de werkkostenruimte.

Met de fiets samenhangende zaken

Fietsaccessoires – zoals een fietsslot, regenkleding, verzekering, accu en fietstassen – kunnen net als de fiets zelf worden vergoed of verstrekt. In dat geval kan de werkgever ervoor kiezen die aan te wijzen als vallende onder de werkkostenregeling (vrije ruimte) of als belastbaar loon bij de werknemer.

Fietsregeling en persoonlijk keuzebudget

In een persoonlijk keuzebudget wordt aan werknemers een keuzevrijheid gelaten. De werknemer mag op punten zelf de inhoud van zijn – door de werkgever vastgestelde – totale arbeidsbeloning bepalen, zonder dat dit direct tot een verhoging van de werkgeverslasten hoeft te leiden. Een werknemer kan brutoloon zoals vakantiedagen, regulier brutoloon, dertiende maand of bonusuitkering uitruilen voor vrije vergoedingen, zoals een fiets van de zaak.

Persoonlijk keuzebudget in de werkkostenregeling

De werkkostenregeling kan veel gevolgen hebben voor werkgevers die een persoonlijk keuzebudget aan hun werknemers bieden. De werkgever kan zijn werknemer in de gelegenheid stellen om brutoloon te verruilen voor een fiets, maar de waarde van die fiets raakt dan wel de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Als de werkgever onvoldoende ruimte heeft binnen zijn werkkostenbudget, dan is het voor de werkgever over het algemeen niet voordelig om de fiets via het persoonlijk keuzebudget te vergoeden. De werkgever is dan immers 80% eindheffing verschuldigd.

In een persoonlijk keuzebudget onder de werkkostenregeling kan de werkgever de werknemer ook een lening geven voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter. Het rentevoordeel van die personeelslening is dan nihil. De werknemer kan er bijvoorbeeld voor kiezen om zijn onbelaste reiskosten­vergoeding van 0,23 euro per kilometer om te ruilen voor een fiets of gebruiken voor de aflossing van de renteloze lening.

Fiets van de zaak

Ter beschikking stellen van een fiets

Als de werkgever een fiets aan zijn werknemer ter beschikking stelt, dan blijft de fiets eigendom van de werkgever. In dat geval is de waarde in het economisch verkeer van het privégebruik loon van de werknemer. Die waarde werd tot 1 januari 2020 berekend door het aantal privékilometers te vermenigvuldigen met de kilometerprijs. Daar moest de eigen bijdrage van de werknemer voor het privégebruik van afgetrokken worden (woon-werkverkeer mocht als zakelijke kilometers worden opgevoerd). Als deze berekening een negatief bedrag opleverde, dan mocht de werkgever dat niet van het loon aftrekken.

Vanaf 1 januari 2020 geldt dat het voordeel voor het gebruik van de fiets (of elektrische fiets, bakfiets of speed pedelec) van de zaak wordt gesteld op een forfait van 7% van de consumentenadviesprijs (dit is de oorspronkelijke nieuwwaarde van de fiets). Het resultaat daarvan wordt bij het loon geteld, waarop eventuele bijdragen van de werknemer in mindering komen, maar niet verder dan nihil. Accessoires bij de fiets die deel uitmaken van die prijs vallen onder het forfait; andere accessoires niet. Daarvoor geldt de regeling: aantal kilometers x kilometerprijs -/- eigen bijdrage van de werknemer. Woon-werkverkeer geldt niet meer als zakelijk verkeer en feitelijk privégebruik is niet van belang.

De consumenten­advies­prijs is in de meeste gevallen de factuur. Als dat niet het geval is, kan de prijs achterhaald worden op de website van RAI Vereniging en de BOVAG. Dit geldt zowel voor de actuele als de historische consumentenadviesprijzen.

De werkgever mag in het geval van de terbeschikking­stelling van een fiets geen onbelaste vergoeding betalen voor zakelijk reizen (ad 0,23 euro per kilometer), aangezien het in dit geval gaat om vervoer vanwege de werkgever.

Leasefiets

De werkgever kan er ook voor kiezen om in plaats van een fiets aan te schaffen, een fiets te leasen voor zijn werknemer(s). Leaset (of koopt) de werknemer zelf een fiets en de werkgever betaalt alle kosten voor de fiets, dan geldt hetzelfde als hierboven staat beschreven over de terbeschikkingstelling van een fiets aan de werknemer:

• Een bijtelling van 7% geldt voor privégebruik van de fiets minus een eventuele eigen bijdrage voor privégebruik.
• Voor apart aangeschafte accessoires geldt een bijtelling van aantal kilometers x kilometerprijs -/- een eventuele eigen bijdrage van de werknemer.
• Woon-werkverkeer is in dit geval geen zakelijk verkeer.
• De werkgever mag geen vergoeding voor zakelijke kilometers ad 0,23 euro per kilometer geven.

Of het voordeliger is om gebruik te maken van een fiets van de zaak of van eigen vervoer met een kilometervergoeding is per individuele situatie anders. De Fietsersbond heeft op zijn website een berekeningstool waarmee je dat kunt uitrekenen.

Wel is het mogelijk om de bijtelling aan te wijzen als vallende onder de werkkostenregeling (vrije ruimte). Dat betekent dat, mits de vrije ruimte niet wordt overschreden, de werkgever de fiets onbelast ter beschikking kan stellen.

Heb je vragen over de fiscale regels en de fietsregeling binnen de werkkostenregeling? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee!