Personeelsfeest: de fiscale aspecten
Er zijn grofweg drie mogelijkheden over de manier waarop een feest voor het vaste personeel, zzp-ers en de franchisenemers (evt. met personeel) voor de loonheffing kan worden behandeld.
Er moet in ieder geval sprake zijn van een gezamenlijk karakter. Is dat niet het geval, dan is er geen sprake van een personeelsfeest of -activiteit.
Het feest is overwegend zakelijk van aard
De werkgever viert een jubileum door een bijeenkomst te organiseren. Naast toespraken, een uitreiking van een medewerkersaward en andere verplichte zakelijke activiteiten wordt de bijeenkomst afgesloten met een feest. Als het event voor meer dan 50% een zakelijk karakter heeft, kan worden verdedigd dat er geen sprake is van loon; voor geen enkele deelnemer. Dit is ook met zoveel woorden in het Handboek Loonheffingen 2023 (par. 22.2.3) opgenomen.
Belangrijk daarbij is dat wel aannemelijk kan worden gemaakt dat sprake is van een bijeenkomst die voor meer dan 50% van zakelijke aard is. Dat houdt in dat veel aandacht wordt besteed aan het zakelijke karakter in de zin van een gedocumenteerde agenda. Onderwerpen die dan aan bod kunnen komen zijn zakelijke ontwikkelingen, zoals bespreking van de marktontwikkelingen, innovaties en de strategie. Uiteraard moet dit niet alleen op papier zo zijn, maar in de praktijk echt zo gebeuren.
Soms vindt een dergelijk event in het buitenland plaats inclusief overnachting(en). In de praktijk is het vaak lastig om het overwegende zakelijke karakter aannemelijk te maken.
Ook zogeheten dealerreizen komen met enige regelmaat voor. We spreken van een dealerreis als een fabrikant of importeur van een bepaald product voor de dealers een reis organiseert. Doel is om de dealers beter te leren kennen en onderling contact tussen de dealers te bevorderen. De werknemers van de fabrikant of importeur die met de reis meegaan zijn in een dergelijke situatie gastheren of gastvrouwen. Een dergelijke reis is nagenoeg onbelast. In een uitspraak heeft de rechtbank van Den Bosch een klein bedrag als besparing op het eten en drinken in aanmerking genomen.
Splitsing in de tijd ter zake van zakelijke activiteiten en het feest zelf
In een aantal gevallen is het mogelijk om een splitsing te maken tussen het zakelijke karakter en het privédeel van het programma. In het Handboek Loonheffingen 2023 wordt het voorbeeld gegeven van een studiedag met een gemengd karakter. Daar wordt aangegeven dat de kosten gesplitst moeten worden in kosten die samenhangen met het zakelijk karakter en de kosten die vooral een consumptief karakter hebben.
Daarbij speelt een rol waar de activiteit plaatsvindt. Is dat op de werkplek of een plaats waar de inhoudingsplichtige arbo-verantwoordelijk voor is, dan geldt een nihil-waardering. De Belastingdienst stelt als regel dat als er tijdens de activiteit ook een maaltijd wordt verstrekt, de forfaitaire waardering van een maaltijd (voor 2023 € 3,55 per maaltijd) per werknemer in aanmerking moet worden genomen. Ook kan worden verdedigd dat de maaltijd ‘opgaat’ in het grote(re) geheel en dat er geen forfait in aanmerking hoeft te worden genomen. Daarbij geldt dat de forfaitaire waardering van de maaltijden kunnen worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel en dus in de vrije ruimte van de werkkostenregeling kunnen worden ondergebracht. Is of wordt die vrije ruimte niet overschreden dan is de maaltijd in feite ook onbelast.
Het begrip ‘werkplek’ is vrij breed. Hieronder vallen ‘alle werkplekken van werknemers van de inhoudingsplichtige of een met de inhoudingsplichtige in concernverband opererende inhoudingsplichtige als bedoeld in artikel 32 van de wet’. Dus in een dergelijke situatie is de verstrekking van een feest, ongeacht bij welk onderdeel van het concern dat plaatsvindt, niet belangrijk.
Als de activiteit buiten de werkplek plaatsvindt dan vormt het privédeel loon voor de betrokken werknemers. Uiteraard is het mogelijk om dat loon als eindheffingsbestanddeel aan te merken en onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Daarbij geldt dat de maaltijden en drank tegen de factuurwaarde inclusief btw in aanmerking horen te komen. De forfaitaire waardering van maaltijden geldt immers alleen als deze op de werkplek worden gebruikt.
Splitsing in de tijd voor het eigen personeel tussen een zakelijk en consumptief deel en voor derden het geheel, kwalificeren als zakelijk
Voor de eigen werknemers is de behandeling gelijk aan de behandeling zoals hierboven beschreven. Daarom zouden in dat geval alle kosten van het feest van de eigen werknemer als loon in de vrije ruimte van de WKR vallen.
Voor de externen ligt dat anders. Zij zijn vanuit zakelijke overwegingen aanwezig. Met betrekking tot de externen is er daarom geen sprake van enig beloningselement.
Vrijdagmiddagborrel
Bij veel bedrijven is het gebruikelijk dat er op vrijdagmiddag (of tegenwoordig steeds vaker op donderdagmiddag) een borrel (drank en hapjes) wordt georganiseerd. Wordt die borrel op de werkplek genuttigd, dan wordt die borrel op nihil gewaardeerd. Ook hoeft er geen forfait in aanmerking te worden genomen als het gaat om drankjes en hapjes (en dus niet om een maaltijd).
Wordt de borrel buiten de werkplek gegeven, bijvoorbeeld in een café in de buurt, dan vormt die borrel loon en wel tegen de factuurwaarde inclusief btw. Wel kunnen die kosten in de vrije ruimte van de werkkostenregeling worden ondergebracht.
Btw op personeelsfeesten
De btw op de kosten voor personeelsfeesten is aftrekbaar als voorbelasting als op het personeelsfeest alleen werknemers aanwezig zijn. Komen er ook relaties of klanten, dan is de btw voor dit deel niet aftrekbaar. De kosten mogen voor de btw niet uitkomen boven een bedrag van € 227 per werknemer, anders is de btw niet aftrekbaar.
Zoals je hierboven kunt lezen is het wel of niet toepassen van loonheffingenaspecten bij een personeelsfeest best ingewikkeld. Heb je hier een specifieke vraag over? Neem contact op met onze specialisten. Ze denken graag met je mee!