Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden?
Vroeger was de keuze duidelijk: grote organisaties kochten een salarispakket en verzorgden alles intern, terwijl kleinere bedrijven met een intermediair werkten. Tegenwoordig ligt dat anders. Er zijn veel softwareapplicaties op de markt die het mogelijk maken om eenvoudig samen te werken met een intermediair. Zowel grote als kleine organisaties hebben nu meer vrijheid in de keuze om bepaalde onderdelen van de salaris- en personeelsadministratie zelf te beheren. Veel werkgevers kunnen onderdelen prima zelf verzorgen. Denk aan het bijhouden van personeelsmutaties, het verwerken van in- en uitdiensttredingen en het verzamelen van maandelijkse uren en vergoedingen. Deze informatie komt in de cloud terecht waar vervolgens de verwerking plaatsvindt.
Salarisadministratie is dynamisch en complex
Samenwerken is eenvoudiger geworden, maar de salarisadministratie zelf wordt steeds complexer. Voor veel organisaties vormt dit een uitdaging. Als er al een medewerker met kennis van salarisadministratie aanwezig is, is er altijd een risico. Bij afwezigheid van deze medewerker ligt het werk gelijk stil. Daarnaast verandert wet- en regelgeving voortdurend, waardoor het voor één persoon moeilijk is om alle wijzigingen bij te houden. Salarisadministratie is een dynamisch vakgebied. Hier kan een intermediair zoals Sigma Personeelsdiensten van grote waarde zijn. Wij zorgen voor continuïteit en kennis. Ook grote(re) organisaties met honderden werknemers kiezen er daarom voor om met Sigma Personeelsdiensten samen te werken. Zo weet je zeker dat alle output wordt gecontroleerd en dat er altijd back-up is bij uitval.
Vertrouwen op een salarispakket is risicovol
Zijn er dan geen bedrijven die hun salarisadministratie zelf verzorgen? Natuurlijk wel. Vaak vertrouwen deze bedrijven blindelings op het salarispakket dat ze ooit hebben aangeschaft. Besef echter wel dat cao-bepalingen en wet- en regelgeving voortdurend veranderen. Wat vandaag juist is, kan morgen niet meer kloppen. Bovendien kan niet alles in een softwarepakket worden vastgelegd. De auto van de zaak heeft bijvoorbeeld invloed op de verloning, maar kan niet altijd in het salarispakket worden geregistreerd. Als de auto van de zaak onjuist verwerkt is kan de Belastingdienst naheffingsaanslagen en boetes opleggen. Daarnaast zorgt een foutieve loonstrook voor veel onrust onder werknemers en kan je zelfs grote imagoschade opleveren.
Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden ? Overstappen loont!
Overstappen naar een intermediair loont vrijwel altijd. Door groot in te kopen, kunnen wij salarispakketten aanzienlijk goedkoper aanbieden. Basisgegevens kunnen eenvoudig digitaal worden overgezet vanuit elke loonadministratie. Voor sommige klanten fungeren wij hoofdzakelijk als softwareleverancier, waarbij zij zelf met ons salarispakket werken. Wij voorzien deze klanten van training en updates over de software en vaktechnische ontwikkelingen. Onze experts kunnen steekproefsgewijs de output controleren. Bij andere klanten nemen wij (een deel van) de werkzaamheden over als de situatie hierom vraagt. Hier zijn kosten aan verbonden, maar je bespaart hierdoor op personeelskosten en voorkomt faalkosten.
In de samenwerking met een intermediair heb je verschillende mogelijkheden. Dat zorgt ervoor dat je moet nadenken over de vraag: wat besteed je uit en wat doe je zelf? De beslissing hangt af van de interne kennis en capaciteit en verschilt daarom ook per organisatie.
Boek efficiencywinst
Een bijkomend voordeel is onze uitgebreide kennis van procesoptimalisatie binnen de salaris- en personeelsadministratie. Hiermee realiseer je aanzienlijke efficiëntieverbeteringen. Voorbeelden hiervan zijn een volledig digitaal HR-dossier per werknemer, signalen bij belangrijke gebeurtenissen zoals jubilea of het signaleren van aflopende contracten. Verlofaanvragen, declaraties en andere handmatige processen kunnen zo worden ingericht dat medewerkers deze eenvoudig via een app kunnen afhandelen. Daarnaast is het mogelijk om te werken met digitale HR-Workflows. Hiermee automatiseer je handmatige, administratieve processen. Taken worden hierbij toegewezen aan de verantwoordelijke personen en je kunt digitaal documenten genereren en ondertekenen. We bieden diverse functionaliteiten aan om interne processen efficiënter te laten verlopen, iets wat we al bij honderden klanten hebben gerealiseerd en graag bij nog veel bedrijven willen doen.
Meer dan een loonstrook
Bij Sigma bieden we maatwerkoplossingen die de voordelen van digitalisering combineren met persoonlijk advies. Naast een nauwkeurige loonverwerking, ondersteunen we je bij het zo efficiënt mogelijk inrichten van alle zaken rondom salaris- en personeelsadministratie. Of je nu de salarisadministratie zelf wilt doen of wilt uitbesteden: continuïteit, kwaliteit en efficiëntie waarborg je met Sigma Personeelsdiensten. Dit doen we met een team van specialisten, persoonlijk en dichtbij. Zo maken we echt het verschil!
