Typen salarisstructuren
Traditionele structuur met periodieken
Vroeger was het voor veel organisaties gebruikelijk om een salarisstructuur te hanteren met veel smalle banden. In zo’n structuur zijn er veel functiegroepen en heeft elke functiegroep een relatief smalle salarisschaal. Binnen een salarisschaal bestaan een aantal periodieken of schaaltreden. Het aantal periodieken is afhankelijk van de periode die nodig is om het schaalmaximum te bereiken. Deze moet in verhouding zijn met de tijd die nodig is om de functie volledig te beheersen.
In deze traditionele structuur is er een grote mate van transparantie richting de werknemer in de ontwikkeling van het salaris. Voor de werkgever leidt dit tot een grote mate van voorspelbaarheid in de loonsom-ontwikkeling. Een mogelijk nadeel is dat er geen prestatieprikkel van het systeem uitgaat. Salarisverhoging wordt als snel tot een verworvenheid gezien. Dit soort structuren zie je nog relatief vaak terug bij (semi-) overheidsinstellingen of productieondernemingen (‘blue collar’) al wordt dit wel steeds minder. Een ander nadeel is dat de doorgaans relatief smalle salarisschalen ertoe kunnen leiden dat werknemers met lange dienstverbanden op het maximum van de schaal blijven steken en geen salarisgroeiperspectief meer hebben.
Traditionele structuur met ruimere salarisbanden zonder periodieken
Het aantal traditionele structuren met periodieken is de laatste jaren sterk aan het afnemen. De individuele groei door een loonschaal gebeurt steeds vaker op basis van een persoonlijke beoordeling van het functioneren. Daardoor groeien werknemers door hun schaal sneller of juist langzamer. Dit kan door gebruik te maken van een salarisgroeitabel waarin de salarisgroei afhankelijk wordt gemaakt van de beoordelingsscore en eventueel de hoogte van het huidige salaris ten opzichte van de salarisschaal (relatieve salarispositie). Bij hantering van een structuur zonder vaste periodieken heeft een leidinggevende een grotere rol. Het jaarlijkse beoordelingsproces is namelijk belangrijker in de vaststelling van de salarisverhoging van een werknemer.
Voorbeeld salarisgroeitabel
Bij een structuur zonder vaste periodieken is er meer ruimte voor leidinggevenden om de beloning vast te stellen. Hiermee is er sprake van een grotere flexibiliteit, maar het vermindert de mate van kostenbeheersbaarheid. Bij inschaling is er een grotere afhankelijkheid van benchmarkdata of andere inschalingsbeleidsregels.
Broadbanding systeem
De afgelopen jaren hebben veel organisaties hun beloningssystemen gemoderniseerd of geflexibiliseerd of overwegen dit te doen. Veel organisaties willen af van sterk afgebakende functies en stappen over naar een meer flexibele formulering van rollen. De meer klassieke opvatting van functiewaardering verandert hiermee ook. Volgens de nieuwe opvatting zijn functies tegenwoordig meer dynamisch en is er eerder sprake van een ‘rol(len)’ dan van een takenpakket en verantwoordelijkheden. Als direct gevolg hiervan voeren organisaties veranderingen door in de functiewaardering, maar vaak ook in het beloningssysteem. Broadbanding is een systematiek die gebaseerd is op functiewaardering, maar wel veel minder is gebaseerd op helder afgebakende functies en die uitgaat van rollen. Werknemers worden ingedeeld in brede loonschalen (‘broad bands’) op grond van hun:
- persoonlijke ontwikkeling
- functioneren
- inzetbaarheid in een functietype
Voorbeeld broadbanding
In een broadbanding beloningsstructuur wordt aan de ene kant rekening gehouden met de functiezwaarte en anderzijds met de individuele (competentie)- ontwikkeling en performance. Bij broadbanding worden brede functiegroepen (‘broad bands’) gevormd. Hierdoor ontstaat een beperkt aantal functiegroepen, waarin de functies moeten worden ingedeeld. Door deze breedte kunnen op een vakgebied functies van verschillende zwaarte toch worden ingedeeld in dezelfde groep, bijvoorbeeld lichte verkoopfuncties onder in de groep en zware senior verkopers bovenin. Aan de functiegroep wordt een loonschaal gekoppeld met een relatief groot verschil tussen het schaalminimum en schaalmaximum (grote spreiding).
Bij broadbanding zien we vaak zogenaamde ‘salariszones/ankerpunten’ in de salarisschaal. Een salariszone geeft het salarisbereik binnen de schaal aan voor een functie van een bepaalde zwaarte. Bijvoorbeeld:
- een salariszone onder in de schaal voor een beginnend accountant
- een salariszone midden in de schaal voor een vakvolwassen accountant
- een salariszone boven in de schaal voor een teamleider accounting
De hoogte (in euro’s) van loonschalen en salariszones kan vastgesteld worden door vergelijking (benchmarking) met de lonen voor dit soort functies in de referentiemarkt. De salarisgroei binnen de salariszone gebeurt niet met behulp van automatische periodieken, maar op grond van een beoordeling van de individuele performance en ontwikkeling.
Voordeel broadbandingstructuur
Het voordeel van een broadbandingstructuur is dat het meer mogelijkheden biedt om werknemers flexibel in te zetten en hen te stimuleren zich verder te ontwikkelen. Omdat er minder sturing is op verticale promotie en hiërarchie afneemt, wordt de horizontale mobiliteit vergroot. Werknemers aanvaarden eerder andere functies die niet per definitie hoger in de hiërarchie zitten. Het stelt wel hogere eisen aan de kundigheid van leidinggevenden om beloning en carrièreontwikkeling van werknemers te bepalen. Vaak krijgt het management een vaste beloningsruimte en enkele beloningsrichtlijnen mee. Hierin schuilt voor de werkgever het gevaar dat loonkosten minder goed beheersbaar zijn en voor werknemers dat zij voor beloningsbeslissingen te afhankelijk worden van de relatie met een leidinggevende.
Het broadbandingsysteem wordt vooral ingezet in de dienstverlening, zoals advocatenkantoren, adviesbureaus en ICT-ondernemingen.
Belonen op basis van marktwaarde
Hoewel hier eigenlijk geen sprake is van een salarisstructuur, hanteren sommige organisaties (vaak Amerikaanse ondernemingen, of ondernemingen met een Amerikaanse moeder) een marktwaarde-aanpak waarbij er aan de hand van benchmarkonderzoeken een ‘market rate’ per functie wordt bepaald. Het voordeel van zo’n structuur is dat het expliciet uitgaat van marktcompetitieve beloningsniveaus. Het nadeel is echter dat het zeer onderhoudsgevoelig is en geen of in beperkte mate inzicht geeft in carrièrepaden (functieniveaus) en toekomstig salarisperspectief.
Rol HR
De afdeling HR heeft een belangrijke rol binnen het traject van salarisstructuren. Zij maakt de vertaalslag van het organisatiebeleid naar het beloningsbeleid. Ook adviseert zij het management over de te stellen doelen en de manier waarop deze kunnen worden bereikt. Daarnaast vormt zij de schakel tussen het management en de ondernemingsraad (or). Het management informeert de or over het voornemen en de beoogde doelen. De afdeling HR geeft aan hoe deze kunnen worden bereikt en wat dat betekent voor het beloningsbeleid.
De afdeling HR is ook verantwoordelijk voor de uitvoering van het stappenplan:
- zij stelt een plan van aanpak op
- maakt een keuze in beloningsvormen
- huurt eventueel externe adviseurs in
- coördineert de communicatie
Daarnaast is HR inhoudelijk verantwoordelijk en moet de materie beheersen. Zo kunnen ze zelf voorstellen doen of beoordelen en inhoudelijke vragen van het management, werknemers of de or beantwoorden.
Kortom: HR vervult de rol van procesbewaker, expert en adviseur.
Rol ondernemingsraad
De invoering of aanpassing van de belonings- en functiewaarderingssystematiek is instemmingsplichtig (WOR 27, lid 1c). Betrek en informeer de ondernemingsraad (or) vroegtijdig in het proces. Dit betekent dat de or moet worden betrokken en geïnformeerd op het moment dat wordt besloten om een nieuw beloningsbeleid te ontwikkelen of het bestaande beleid aan te passen. Informeer de or in een zo vroeg mogelijk stadium. Bijvoorbeeld tijdens een informeel overleg over het voornemen en de invulling van de plannen. Hierdoor weet de or wat zij kan verwachten en worden eventuele knelpunten duidelijk.
Vervolgens kan een instemmingsaanvraag worden ingediend. In dit verzoek staan heldere doelen, actienemers, eventuele externe adviseurs, tijdspad etc. vermeld. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een adviesbureau is het raadzaam dit ook te melden en hen eventueel een presentatie te laten verzorgen van bijvoorbeeld onderzoeksresultaten. Dit vergroot vaak de acceptatie.
Daarnaast moeten grote ondernemingen jaarlijks een overleg met de or organiseren over de ontwikkeling van de beloningsverhoudingen. Het gaat hierbij om een overlegrecht van de or op basis van art. 23 lid 2 WOR. Deze verplichting geldt in principe alleen voor ondernemingen met minstens honderd personen. Kort gezegd moet voor iedere groep werknemers worden besproken wat de hoogte en inhoud van de arbeidsvoorwaardelijke regelingen en afspraken is, waaronder de beloning, en hoe deze zich vergeleken met het voorgaande jaar hebben ontwikkeld. Deze verplichting ziet ook op de arbeidsvoorwaardelijke regelingen en afspraken met het bestuur, waaronder de beloning van het bestuur, en het totaal van de vergoedingen dat wordt verstrekt aan de raad van commissarissen of raad van toezicht.
Onderhoud salarisstructuur
Regelmatig onderhoud van de salarisstructuur is van belang. Wijzigingen binnen en buiten de organisatie kunnen aanleiding zijn tot eventuele aanpassingen. Vaak worden hierbij de schaalbedragen geïndexeerd. Enige terughoudendheid is wel geboden, want rust in het beloningsbeleid is ook van belang. Werknemers moeten weten waar ze aan toe zijn en het gevoel hebben op het vastgestelde beloningsbeleid te kunnen vertrouwen.
Een tweejaarlijkse evaluatie is daarom vaak voldoende. Bij deze evaluatie wordt stilgestaan bij zaken als:
- Zijn er bezwaren ingediend?
- Wat was de uitkomst?
- Welke opmerkingen zijn gemaakt door leidinggevenden?
- Wat is de eigen indruk van de afdeling HR?
Advies bij het opzetten van een salarisstructuur
Een salarisstructuur biedt houvast. Vraag je je af welke structuur het beste past bij jouw organisatie? Onze loonadviseurs hebben een schat aan kennis en ervaring. Die zetten we graag voor jou in! Op basis van functies, lonen en cao’s weten we wat marktconform is en adviseren we je over een reëel salarisaanbod. Neem hiervoor vrijblijvend contact met ons op.