Van contractonderhandeling tot introductiefase: aanstelling nieuwe werknemers

• Maak een keuze voor een contractvorm met een eventuele proefperiode
• Onderhandel naast de vaste arbeidsvoorwaarden over andere arbeidsvoorwaarden, zoals het salaris
• Check voordat je iemand echt aanneemt of diploma’s echt behaald zijn en of er aanstellingskeuring moet en mag plaatsvinden
• Welke speciale bedingen zijn van toepassing? Zijn er beperkingen uit het contract bij de vorige werkgever?
• Neem in het aanstellingsgesprek alle afgesproken en uit-onderhandelde voorwaarden door en onderteken het contract

Onderhandelen over contract en arbeidsvoorwaarden

In een (arbeidsvoorwaarden)gesprek vinden de onderhandelingen over de aanstelling, het contract en de arbeidsvoorwaarden tussen kandidaat en werkgever plaats. Het gaat dan zowel om:

• primaire arbeidsvoorwaarden, zoals de hoogte van het salaris (in geld)
• secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eventuele auto of telefoon van de zaak.

Bij het onderhandelen over het contract en de arbeidsvoorwaarden moet je onder meer rekening houden met de wettelijke regels over arbeidsovereenkomsten, vakantiedagen, minimumloon, de Arbeidstijdenwet, de toepasselijke cao en de gelijke­behandelings­wetgeving.

Bij de salarisonderhandelingen is het belangrijk om onder meer aandacht te geven aan de wetgeving over gelijke behandeling en de zogeheten loonkloof. Gelijke arbeid hoeft niet gelijk betaald te worden, maar werknemers met dezelfde kwaliteiten en dezelfde werkzaamheden moet je in principe gelijk belonen. Arbeidsvoorwaarden die niet vastliggen in of voortkomen uit een wet, cao of andere regeling zijn in principe onderhandelbaar.

Contractonderhandelingen afbreken

De arbeidsovereenkomst komt pas tot stand als er overeenstemming (wils­overeen­stemming) is over alle essentiële onderdelen van de arbeidsovereenkomst, zoals het werk, het loon, de tijdsduur en de gezagsverhouding. Als beide partijen het niet eens worden over de voorwaarden of de vorm van het dienstverband, kun je de onderhandelingen afbreken. Als je contractonderhandelingen afbreekt, kan het zijn dat je de kandidaat een schadevergoeding moet betalen. Als werkgever ben je schadeplichtig als de kandidaat er op mocht vertrouwen dat de arbeidsovereenkomst tot stand zou komen. In verschillende uitspraken heeft de rechter zo geoordeeld.

Zo moest een werkgever een afgewezen sollicitant ruim € 37.000 betalen. De werkgever nam haar uiteindelijk niet aan, nadat ze in het tweede gesprek meldde dat ze zwanger was.

Zelfs als de onderhandelingen met een werknemer die al in dienst is, worden afgebroken, kan je als werkgever schadeplichtig zijn. Het afbreken van de onderhandelingen door een werkgever over een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is onder de gegeven omstandigheden in strijd met de goede trouw.

Arbeidsovereenkomst

Ben je het met de kandidaat eens geworden over de arbeidsvoorwaarden waaronder de arbeid wordt uitgevoerd, dan komt de arbeidsovereenkomst tot stand door aanbod en aanvaarding. Daarna moet je nog veel zaken regelen en checken.

Arbeidsovereenkomsten zijn er in vele soorten en verschillende verschijningsvormen. Denk aan een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, detachering, overeenkomst van opdracht, aanneming van werk, etc. Tegenwoordig worden steeds vaker makkelijker leesbare arbeidsovereenkomsten en bedingen zoals visuele arbeidsovereenkomsten en arbeidsovereenkomsten in toegankelijker taal afgesloten.

Arbeidsovereenkomst sluiten

Neem je een sollicitant in dienst, dan sluit je een arbeidsovereenkomst. Je krijgt dan ook nog met een aantal zaken te maken.

Aanstellingskeuring, screening en VOG

Een onderdeel van de aanstelling kan het uitvoeren van een medische keuring zijn, het aanleveren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) door de werknemer – als dat relevant is voor de functie – of een screening (het checken van diploma’s, certificaten en het nagaan van referenties).

Voor sommige beroepen zoals onderwijzer, medewerker bij de rechtbank of politie en voor medewerkers van kinderdagverblijven is die verklaring zelfs verplicht. Als een VOG niet wettelijk verplicht is, kan een werkgever ook zijn (toekomstige) werknemer er zelf toe verplichten om een VOG te overleggen. Het verkrijgen van een VOG kan een ontbindende voorwaarde zijn in de arbeidsovereenkomst. Maar dat is wel aan strenge eisen verbonden.

De werknemer kan de VOG aanvragen bij de gemeente waar de werknemer staat ingeschreven of digitaal via Justis. Een digitale aanvraag is goedkoper en kost minder tijd en werk. Als werkgever zet je daarvoor de VOG-aanvraag online klaar voor de werknemer. Bij een schriftelijke aanvraag via de gemeente zorg je dat de werknemer het papieren aanvraagformulier krijgt.

VOG-check door werknemer

Aankomend werknemers kunnen zelf een VOG-check doen. Deze VOG-check berekent aan de hand van een aantal vragen of iemand een hoge, gemiddelde of lage kans heeft op een VOG in diverse branches – nu én in de toekomst. De VOG-check is een initiatief van Screeningsautoriteit Justis, onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met de tool wil Justis onnodige angst voor een afwijzing na de VOG-aanvraag bij mensen wegnemen.

Strafbaar feit: wel of geen VOG?

Justis geeft de VOG af namens de minister van Justitie en Veiligheid. Als de werknemer geen strafbare gedragingen op zijn naam heeft staan, wordt de VOG afgegeven. Is er wel sprake van strafbare gedragingen, dan beoordeelt Justis of deze relevant zijn voor het doel waarvoor de verklaring is aangevraagd.

Vreemdelingen, beperking, subsidies en werkplekaanpassingen

Voor werknemers die onder de Participatiewet vallen, zijn verschillende voorzieningen beschikbaar zoals loonkostensubsidies, loondispensatie, no-riskpolis, een proefplaatsing of vergoeding van de voorzieningen die je voor de werknemer treft.

Voor het sluiten van een arbeidsovereenkomst met een vreemdeling of andere werknemers van buiten de EER kunnen extra regels van toepassing zijn.

Concurrentiebeding, geheimhoudingsbeding en/of relatiebeding

Als een kandidaat bij de vorige werkgever een concurrentiebeding, geheimhoudingsbeding en/of relatiebeding heeft getekend, kan dat voor jou als werkgever relevant zijn. Het aanstellen van een werknemer die beperkt wordt door zo’n beding kan ook voor de nieuwe werkgever tot een boete leiden. Het kan er zelfs toe leiden dat een werknemer na korte tijd weer weg moet omdat de oude werkgever het beding wil handhaven. Het is mogelijk om een concurrentiebeding, met behulp van de nieuwe werkgever, af te kopen.

Aanstellingsgesprek

Tijdens het aanstellingsgesprek neem je met de kandidaat een heleboel zaken door zoals de arbeidsovereenkomst en de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook informeer je de werknemer over de fiscale aspecten. Neem met de nieuwe werknemer het eventuele werkgeverspensioen, of bedrijfstakpensioenfonds, de cao, het personeelshandboek en de belangrijkste bedrijfsregels door.

De arbeidsovereenkomst kan je tijdens het gesprek laten ondertekenen of in tweevoud meegeven aan de werknemer om te ondertekenen. Moet je de arbeidsovereenkomst nog aanpassen, dan krijgt de nieuwe werknemer de aangepaste arbeidsovereenkomst per post nagestuurd. Het personeelshandboek met daarin alle personeelsreglementen en dergelijke geef je meestal ook in het aanstellingsgesprek mee. Een aantal zaken moet je als werkgever altijd regelen als je iemand in dienst neemt. In het aanstellingsgesprek kun je een aantal van die fiscale en administratieve formaliteiten regelen, zoals:

• identificatie van de nieuwe werknemer
• afgifte van de kopie van het identiteitsbewijs
• kopiëren van een geldige verblijfs- en tewerkstellingsvergunning (indien van toepassing)
• afgifte van een ingevulde loonbelastingverklaring
• het noteren van de naam-, adres- en woonplaatsgegevens, bsn
• noteren van het bankrekeningnummer van de werknemer

Deze documenten en formulieren moet je bij de salarisadministratie bewaren. Na het aanstellingsgesprek volgt de daadwerkelijke introductie of onboarding.

Monitoren en employee experience

Blijft kandidaten vanaf het wervings- en selectieproces en na de aanstelling monitoren. Dat geeft je inzicht in de kandidaatervaring en zicht op het verloop van je wervings- en selectieproces. Je kunt ook voorkomen dat het proces te lang duurt en de kandidaat afhaakt. Komen veel kandidaten hun proeftijd niet door, pas dan het wervings- en selectieproces aan. Misschien komen de functie­profielen niet overeen met de uit te oefenen functie of worden de verkeerde selectievragen gesteld.

Aangenomen kandidaten blijven volgen is ook van belang voor je strategische personeels­planning. Het geeft input voor je in-, uit- en doorstroombeleid. Het vastleggen van de oorzaak of redenen van elke uitdiensttreding kan helpen bij een volgende zoektocht naar een nieuwe werknemer. Een exitformulier kan je hierbij helpen.

Nieuwe medewerkers in no-time klaar voor de start

Een vlotte en correcte registratie in de salarisadministratie is bij het aannemen van nieuwe medewerkers heel belangrijk. Met Hubbae regel je de salarisadministratie voor nieuwe medewerkers sneller en eenvoudiger dan ooit. Je nieuwe medewerker wordt zelf gevraagd om via de Hubbae applicatie zelf zijn of haar gegevens direct in te vullen in het systeem. Meer weten? Je leest hier meer over alle voordelen van Hubbae.