Welke scholingskosten zijn voor rekening van de werkgever?

Het gaat om opleidingen die je als werkgever verplicht moet aanbieden aan werknemers op grond van:

• toepasselijk unierecht
• toepasselijk nationaal recht
• een collectieve arbeidsovereenkomst
• of een regeling door of namens een daartoe bevoegd bestuursorgaan

Deze regel geldt niet voor huishoudelijk medewerkers. Het gaat dan om mensen die het huishouden doen voor en in dienst zijn bij een ‘natuurlijk persoon’, dus niet bij een bedrijf.

Opleidingskosten terugbetalen

In sommige arbeidsovereenkomsten staan bedingen die bepalen dat de werknemer (een deel van) de kosten van opleidingen moet terugbetalen. Bijvoorbeeld als de werknemer binnen een bepaalde periode uit dienst gaat. Als deze opleidingen door de wet of een cao verplicht zijn voor de werknemer, dan is zo’n beding nietig: het geldt niet of niet meer. De werknemer hoeft de kosten dus niet te betalen. De werkgever kan de kosten van deze opleidingen ook niet aftrekken van de transitievergoeding.

Gebruik je een studiekostenbeding waarin staat dat de werknemer deze scholingskosten moet (terug)betalen, dan moet je dit beding dus aanpassen. Als werkgever moet je budget vrijmaken voor de betreffende werknemers en opleidingen. Alle kosten die de werknemer moet maken in verband met het volgen van de scholing, zijn voor rekening van de werkgever. Denk bijvoorbeeld aan reiskosten, examengelden, boeken en ander studiemateriaal.

Als werkgever mag je kiezen of je de verplichte scholing zelf verzorgt of dit door een derde laat verzorgen. De verplichting om de opleiding kosteloos en onder werktijd aan te bieden geldt ongeacht het type overeenkomst van de werknemer. Het maakt dus bijvoorbeeld niet uit of de werknemer een oproepovereenkomst of een contract voor bepaalde tijd heeft.

Scholing onder werktijd volgen

Als een werknemer van zijn werkgever een beroepsopleiding moet volgen om zijn functie te kunnen uitoefenen, geldt de opleidingstijd als arbeidstijd. Het Hof van Justitie van de EU heeft dat al eerder bepaald in een arrest (ECLI:EU:C:2021:893). Wettelijk is nu vastgelegd dat verplichte scholing niet alleen als arbeidstijd geldt, maar ook – als dat mogelijk is – plaatsvindt tijdens de afgesproken arbeidstijden (‘de tijdstippen waarop de arbeid moet worden verricht’).

Bepaal welke studiekosten je moet vergoeden

Al voor 1 augustus 2022 stond in de wet: ‘De werkgever stelt de werknemer in staat scholing te volgen die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn functie en, voor zover dat redelijkerwijs van hem kan worden verlangd, voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst indien de functie van de werknemer komt te vervallen of hij niet langer in staat is deze te vervullen.’

Op basis van het oude artikel was je als werkgever al verplicht om scholing aan te bieden die de werknemer nodig heeft om zijn verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst na te komen. Het ging dan om scholing die de werknemer moet volgen, omdat hij zijn functie anders niet kan uitoefenen (eenmalige en doorlopende scholing). De scholing kon gebaseerd zijn op (specifieke) wet- en regelgeving, maar hoefde dat niet te zijn.

Daarnaast moest je scholing aanbieden voor het geval de functie van de werknemer (in de toekomst) komt te vervallen of de werknemer niet langer in staat is zijn functie te vervullen. De wetgever had geen richtlijnen gegeven voor duur of inhoud van deze verplichting. Maar uit de wetsgeschiedenis blijkt dat aansluiting kan worden gezocht bij de herplaatsingsplicht (art. 7:669 lid 1) en bij de bepaling dat de werkgever de werknemer kan ontslaan wegens disfunctioneren, als herplaatsing, al dan niet met behulp van scholing, niet mogelijk is (art. 7:669 lid 3 sub d BW).

Welke scholing vergoeden?

Per augustus 2022 is de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in werking getreden. Op basis van deze wet is artikel 7:611a BW omgenummerd in het eerste lid van 7:611a BW. Scholing die op grond van het oude artikel 7:611a BW al door de werkgever moest worden aangeboden aan de werknemer, valt per 1 augustus onder het nieuwe tweede lid van artikel 7:611a BW (de werkgever moet die scholing kosteloos en onder werktijd aanbieden). Dat tweede lid luidt:

‘Wanneer de werkgever op grond van toepasselijk Unierecht, toepasselijk nationale recht, een collectieve arbeidsovereenkomst, of een regeling door of namens een daartoe bevoegd bestuursorgaan verplicht is zijn werknemers scholing te verstrekken om het werk waarvoor zij zijn aangenomen uit te voeren, wordt de in lid 1 bedoelde scholing kosteloos aangeboden aan de werknemers, beschouwd als arbeidstijd en, indien mogelijk, vindt deze plaats tijdens de tijdstippen waarop arbeid verricht moet worden.’

In de praktijk blijkt het soms lastig om te bepalen welke scholing de werkgever nu kosteloos en onder werktijd moet aanbieden. De regering heeft dit als volgt toegelicht:

‘Hieronder valt bijvoorbeeld de scholing die de werknemer moet volgen om met een nieuw computersysteem te kunnen werken dat door de werkgever wordt ingevoerd. Ook scholing die de werknemer moet volgen in het kader van een verbetertraject valt hieronder. Bijvoorbeeld wanneer gebleken is dat een werknemer onvoldoende beheersing heeft van de Engelse taal en de werkgever vindt dat het voor de uitvoering van de functie noodzakelijk is, dan valt die scholing onder artikel 7:611a BW en dient dus kosteloos aangeboden te worden. Onder artikel 7:611a BW valt in beginsel niet ook de scholing die noodzakelijk is voor het verkrijgen van een diploma of certificaat waarover de werknemer bij eerste aanvang van de werkzaamheden al dient te beschikken om op grond een wettelijke bepaling een functie te mogen uitvoeren. De omstandigheden van het geval bepalen of daarvan sprake is of niet.’

Naast artikel 7:611a BW zijn er ook andere wettelijke scholingsbepalingen. Zo is er een scholingsplicht voor leden van de ondernemingsraad (art. 18 lid 2 WOR). Andere voorbeelden zijn onder andere te vinden in de Wet toezicht trustkantoren 2018 (art. 67) en de Wet lokaal spoor (art. 19 lid 2 onder f, en art. 28 lid 2 onder f). De werkgever moet deze opleidingen zodoende vanaf 1 augustus 2022 kosteloos en onder werktijd aanbieden.

Beroepsopleidingen niet verplicht vergoed

Beroepsopleidingen of opleidingen die werknemers verplicht moeten volgen voor het verkrijgen, behouden of vernieuwen van een beroepskwalificatie vallen niet onder de nieuwe wetgeving. Werknemers moeten deze opleidingen dus zelf betalen. Alleen als de werkgever verplicht is deze opleidingen aan te bieden aan de werknemer op grond van het Unierecht, het nationale recht of een collectieve overeenkomst dan moet de werkgever ze wel betalen. Het gaat hier om de zogenoemde gereglementeerde beroepen. Die beroepen zijn vastgelegd in de bijlage bij de Regeling vaststelling lijst gereglementeerde beroepen. In de van toepassing zijnde cao kan echter bepaald zijn dat de scholing alsnog voor rekening van de werkgever komt. De werkgever kan ook met zijn werknemers afspreken dat hij de kosten van deze beroepsopleidingen op zich neemt. Controleer dit dus goed.

Heb je een vraag over het opstellen van een studiekostenbeding? Neem dan contact op met onze arbeidsrechtspecialisten.