De inflatie en de sterk gestegen gas- en benzineprijzen brengt een deel van de werknemers in financiële problemen. De thuiswerkvergoeding en de kilometervergoeding stijgen vanaf 2023, maar dat dekt bij lange na niet de extra kosten. Hoe kom je werknemers als werkgever tegemoet?
1. Hoge energieprijzen en inflatie compenseren
Bijna alles wat een werknemer van zijn werkgever ontvangt wordt fiscaal gezien als loon aangemerkt en dus belast. In de wet zijn geen uitzonderingen opgenomen voor een eventuele compensatie voor hoge energiekosten (gas en benzine) of hoge inflatie.
Het staat werkgevers uiteraard altijd vrij om hun werknemers te compenseren met een verhoging van het brutoloon of een eenmalige bruto-uitkering. Als werkgever heb je twee opties: je neemt de extra vergoeding voor eigen rekening, wat extra cash-out betekent voor de werkgever. Niet elke werkgever zal dat kunnen doen, omdat door de extra kosten de winst onder druk komt te staan. De tweede optie is dat het budgetneutraal wordt gedaan.
Maar let op: het bedrag dat boven een eventuele gerichte vrijstelling uitkomt, is belast; hetzij als loon bij de werknemer hetzij als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte van de WKR. Over het overschreden bedrag is door de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
2. Wat is gebruikelijk?
Houd bij een extra vergoeding of loon ook rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Zolang het totaalbedrag per werknemer onder de 2.400 euro blijft, neemt de Belastingdienst aan dat hieraan is voldaan. Let wel: dit is het standpunt van de Belastingdienst en daar hoef je het niet mee eens te zijn. Rechters hebben al in diverse situaties aangegeven het hier niet mee eens te zijn. Een afwijkend standpunt kan wel discussie opleveren met de Belastingdienst.
Wat is nu een gebruikelijke vergoeding? Diverse werkgevers hebben hun werknemers al gecompenseerd met bedragen rond dat bedrag, zonder rekening te houden met eventuele andere aanwijzingen in de vrije ruimte van de WKR. Je zou daarom een aanwijzing van 2.600 euro per werknemer per kalenderjaar en los van andere aangewezen eindheffingsbestanddelen kunnen aanmerken.
3. Fiscale optimalisering
Als werkgever is het slim om samen met een expert de arbeidsvoorwaarden langs te lopen om te kijken of je bestaande regelingen fiscaal kunt optimaliseren. Door goed de regels te kennen van wat wel of geen loon is bijvoorbeeld, kun je al een heleboel geld besparen. Als een bloemetje tot 25 euro geen loon vormt, terwijl een bloemetje van 30 euro volledig belast wordt tegen 80% eindheffing, is een kostenbesparing snel gerealiseerd.
Onder de werkkostenregeling zijn vergoedingen nooit aan te merken als een nihilwaardering, terwijl verstrekkingen dat wel zijn. Het is raadzaam om bestaande regelingen onder de loep te nemen en te kijken of je verstrekkingen in plaats van vergoedingen kunt doen. Maak daarnaast ook gebruik van de fiscale faciliteiten die makkelijk realiseerbaar zijn. Om een voorbeeld te geven: een borrel op kantoor is geen loon, terwijl een borrel op een externe locatie dat wel is.
4. Vervoer
Steeds meer werkgevers zetten in op flexibiliteit en kiezen voor een aanbieder van Mobility as a Service (afgekort ook wel MaaS). De werknemer kan zo via een mobiliteitsprovider meerdere vervoersmiddelen naar keus inzetten. Meestal geldt per werknemer een maximaal vervoersbudget. Met zo’n mobiliteitsbudget heeft de werkgever duidelijkheid over de kosten. Aantrekkelijk voor de werknemers is dat het ongebruikte deel van het mobiliteitsbudget uitbetaald kan worden. Als werknemers (regelmatig) thuiswerken, kunnen zij het bedrag dat over is van het mobiliteitsbudget als brutoloon ontvangen, om daarmee de hoge energiekosten en inflatie te ondervangen.
Een bijkomend voordeel van MaaS is dat daarmee het aantal reiskilometers per vervoersmiddel worden bijgehouden. Vanaf 2023 zijn grotere werkgevers verplicht om die gegevens aan te leveren over zakelijke reizen en het woon-werkverkeer. Bovendien kan de werkgever ook enigszins invloed uitoefenen op het reisgedrag van de werknemer en sturen op de mobiliteitsvormen met de laagste CO2-uitstoot.
Vragen over werknemers compenseren?
Als werkgever heb je verschillende opties om de gevolgen van de hoge energieprijzen en inflatie voor je werknemers op te vangen of te verzachten. Dat lees je terug in bovenstaande vier punten. Wil je iets voor je werknemers betekenen, maar vraag je je af of dit fiscaal gezien verstandig is? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Onze specialisten denken graag met je mee.